对高校人事档案功能和管理思索

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1、对高校人事档案功能和管理思索　　摘要：人事档案是高校管理的信息支撑，是学校资源开发利用、管理体制改革推进等方面的重要依据。因此，从当前档案信息服务局限性与服务需求日趋扩大之间的三个主要矛盾出发，提出加强高校人事档案规范化管理的有效措施。关键词：高校；人事档案；功能；管理中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1673-291X（2013）05-0160-02高校人事档案是以教职员工姓名为特征组成专卷，按归档制度管理、保管，以备查考的信息载体。是各级组织了解和使用干部的重要依据。如何更好地发挥人事档案

2、的功能，适应高等教育发展的需求，提升服务能力，是人事档案管理部门和人事档案工作者认真思考的问题。一、人事档案功能分析（一）人事档案有利于高校人力资源充分利用9高校是优秀人才和专家学者集中的地方，人事档案作为对人的客观历史记录，记述和反应了高校教师的个人经历、德才水平、学习和工作表现。人事部门通过人事管理工作，及时发现人才，选拔德才兼备的人才，合理使用人才，为人事部门选拔、考察和使用人才发挥重要作用，有效克服用人的盲目性和随意性，达到知人善任的目的。人力资源的有效作用，有利于最大限度地发挥人才潜能和智慧，

3、推动广大高校教师的积极性。此外，人事档案在分析高校人力资源状况是否适应变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面也发挥着重要作用。（二）有利于高校教学质量的提高对每一所高校而言，高校教师队伍建设都是保证教学质量的前提条件。人事档案反应了教师群体的职称、年龄、学历结构等。管理部门通过人事档案，掌握学校人力资源情况，在人员安排上才可能整合优势、合理配置，加强学校学科建设优势和科研力量，充分发挥人才整体优势，提高学校师资队伍建设水平。（三）有利于高校管理制度的推进9近几年，全国的高校都加快了改革的步伐，

4、努力打破“铁饭碗”和平均主义“大锅饭”，破除职务“终身制”，为形成良好的竞争机制，调动全体职工的工作积极性而制定了一系列的人事制度改革方案。作为人事管理工作的重要依据和资料，人事档案在许多方面发挥着证据性的重要作用，比如人事制度的改革与人才的进出和流动、校内工资分配制度的改革与调整、干部的提拔和使用、专业技术人员的培养与配置等方面。特别是当发生人事争议时，人事档案表现出强大的说服力，发挥着不可替代的作用。可以说，完整有序地做好人事档案工作，对学校的教育改革与和谐发展起到了积极的推动作用。二、人事档案管理

5、存在矛盾关系分析在实际工作中，由于自身形成发展的某些局限，以及开展服务中某些外部环境和条件的制约，人事档案工作存在一些薄弱之处。比如，“档案内容陈旧，片面”、“材料不完善，缺乏真实性”，以及“管理手段落后、管理水平低”和“信息开发利用程度低”等问题，影响着人事档案功能的正常发挥。总而言之，当前的人事档案管理工作应注意以下三方面的矛盾关系。（一）档案管理服务性与软硬件三大块的矛盾人事档案是人事部门的日常工作中形成的并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。是各级组织了解和使用干部的

6、重要依据。随着高等学校的发展，学校各项工作越来越依赖于信息，我们诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程，这对档案管理工作提出了更高的要求。正确使用档案资料，提供档案管理的服务性，将“历史遗产”用之于日常管理，帮助解决现实问题，才能完成档案管理的时代使命。9当前，档案管理服务于档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着矛盾。在许多高校，档案管理干部队伍学历普遍偏低，专职档案人员中具有本科以上学历的人员少，有些高校档案部门根本没有本科以上学历人员，而具有研究生学历的更是“凤毛麟角”，大专

7、以下学历者却占了将近一半的比例。人才结构也不尽合理，管理人员调动频繁，队伍不够稳定，很多是从管理员边干边学，专职档案人员，档案学专业比例明显偏低，计算机专业毕业的人员更少，许多单位甚至没有配备计算机专业毕业人员。在设备投入上，由于经费严重不足，造成设施落后。计算机、打印机、空调机、去湿机、复印件、扫描仪这些必须的基本设备往往不具备。软硬件的缺失导致档案工作长期处于被动应付，服务质量不能得到有效的提高。（二）档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾信息时代，先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人

8、事档案管理的重要手段。完善的人事档案管理服务应该建立起一套完善的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络通讯技术，通过网络管理，实现对人事档案信息共享。当前，许多高校档案管理手段落后，仍采用传统的手工人事档案管理方式；没有馆内局域网和档案馆网站或主页；绝大多数高校未实现档案的全文录入和扫描；没有建立档案数据库。换句话说，这些高校在档案查询方面还停留在纯手工操作的阶段，档案信息化建设还为起步。9管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。以当前高校