对信息时代人事档案管理探析

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1、对信息时代人事档案管理探析　　摘要：随着信息技术的不断发展，人事档案管理也应该与时俱进，采取更科学快捷的手段进行管理。可以说档案管理引入信息化手段是时代的发展趋势，也是目前人事档案管理研究的主要问题。本文通过信息时代对人事档案管理的客观要求，以及发展方向做出分析，根据分析结果，提出在信息时代背景下建立与完善人事档案信息管理的策略。关键词：信息化人事档案管理中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0230-01随着我国科学技术的不断进步，信息技术的发展更是突飞猛进，信息技术已经应用到各领域中，信息化水平的运用还在不

2、断深化和拓展。人事档案管理只有尽快进入信息化时代，在管理体制、管理理念、管理方法、管理技术等方面要做出相应变革才能适应社会进步和经济快速发展的新时代的要求。1信息时代背景下人事档案管理的新要求1.1档案信息数字化6信息时代的一个重要标志就是计算机技术的发展以及被广泛的应用到各领域中，社会进步后就需要有新的档案管理模式，可以对人事档案进行更科学的、更完善的管理。为了满足信息时代人事档案管理的新需求，首先要对原有的档案资料进行全面的数字化转型，即借助电子手段将纸质人事档案转变为数字式的人事档案，以数据库的形式进行存储。1.2档案信息传输网络化由于人事档案中含有大量的

3、个人隐私信息，所以人事档案管理的一条重要原则就是保密原则，在人事档案管理制度中保密制度被定为基本制度，可见人事档案对保密性的要求是极高的。但是原始的人事档案都是以纸质的形式进行记录、保存，因此在移交过程中要经过多人传递存在安全隐患，而且若在移交过程中出现泄密行为，很难确定具体责任人。人事档案管理信息化后，加密后通过网络就可以完成移交工作，大大减小了泄密的风险。1.3档案制订标准化在当今的信息时代下，信息资源共享是其中的主要内容，但是要达到信息共享有一个必要的前提就是信息标准化，也就是说所有信息资源在记录、传递时使用统一的标准。人事档案的传统管理中缺乏规范性，导致

4、社会人才信息整合困难。信息时代背景下需要将信息进行整合，采取的手段就是制定统一的档案标准，借助人事档案管理系统软件对人事档案进行管理标准化的管理，实现信息共享。2信息时代背景下人事档案管理的发展趋势2.1人事档案的信息数字化管理6由于计算机技术在档案管理领域的应用，信息时代的人事档案管理必然会向档案信息数字化的方向发展。人事档案向的数字化管理方向发展的前提是建设出完善科学的管理系统软件，因此在确定人事档案信息数字化系统的基本框架之后，要谨慎选则安全系数高且相对完善的人事档案应用软件。人事档案信息按照规定将信息录入，要确保信息录入正确、完整，注重后期制作的质量控制

5、，并充分考虑满足应用软件的实时升级需要。2.2人事档案网络化管理在信息时代互联网技术得到大力发展，将互联网技术引入档案管理体系中将使人事档案的管理变得更安全，更便捷。人事档案管理的基本制度——保密制度在网络化的管理中仍然要被高度重视，只有具有档案保管权力的相关部门才能获得调阅权限，还要保证信息在异地共享的过程中的安全。人事档案管理的网络化要依靠现代化的管理手段实现，因此对管理者素养的要求就要提高，要求管理者必须掌握扎实的档案管理基础知识，同时具备熟练的软件操作能力。3完善人事档案信息管理体制的策略在信息时代的背景下档案管理必然向数字化与网络6化发展，为了避免人事

6、档案在管理上出现问题，就必须从多方面加强控制，相关部门的人员组成以及相关规章制度都要进行优化。对人事档案管理进行全过程监督，制定科学的绩效考评机制。3.1实施专人负责制在信息时代的背景下人事档案管理工作要求档案管理人员掌握更多专业技能，例如掌握必要的信息化管理知识，具有档案保护等具体操作能力。一名档案工作人员身兼数职不利于档案管理，因此对档案的录入、检阅、存放、流通等各流程要安排专业能力过硬的档案管理人员专职负责，将职责划分清晰，无论哪一环节出现问题都能确定责任人。3.2提高档案管理人员素质当前我国有许多的人事档案管理部门将退休员工返聘使其继续工作，这种行为导致

7、档案管理部门人员结构单一，不能及时注入新鲜血液，一味以老方法开展工作影响现代化建设进度。要优化人员组成，有计划的引进人事档案管理的专业人才，对原有档案管理人员定期进行职业培训，全面提高工作能力。3.3完善内部管理模式科学、完善的管理制度可以对人事档案管理部门日常工作进行监督，提高档案管理人员的工作水平以及效率，完善的管理体系也是提高档案信息管理效率的前提。根据管理制度制订适合本单位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根据具体情况制订详细的工作流程，依照流程进行档案信息化管理。63.4制定内部考核机制要有公平的评价机制和考核机制才能确定档案管理人员在工作中的表现

8、，哪些是值得肯定的以及哪