OA系统建设方案书.doc

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1、广东省东莞市龙记集团OA办公自动化管理系统建设方案书电脑部方案制作人：杨荣辉2012年5月22日目录一、龙记集团目前的流程及知识管理现状31.1流程管理现状31.2知识管理现状3二、龙记集团实施OA系统调研42.1具备什么样的条件才可实施OA系统42.2实施OA系统有什么风险4三、实施OA系统的价值体现43.1OA简介43.2龙记集团实施OA系统的价值体现73.2.1流程规范、制度统一73.2.2规范管理、有序处理73.2.3实时管理、提升效率73.2.4协同办公、规避风险73.2.5知识积累、经验分享7四、OA系统实施计划74.1OA系统选

2、购选型分析74.2OA系统实施计划84.3OA实施目标8一、龙记集团目前的流程及知识管理现状1.1管理现状流程Ø流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。Ø流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。Ø信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结

3、束一直收到各个邮件。1.2知识管理现状Ø经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；Ø知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；Ø规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】Ø制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于

4、一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；二、龙记集团实施OA系统调研2.1具备什么样的条件才可实施OA系统严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。１、清晰了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的企业发展需求。２、规章制度需明确实施OA系统的过程中最影

5、响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。3、硬件设备目前我公司的硬件设备完全足够4、二次开发能力目前信息部门完全具备这样的能力2.2实施OA系统有什么风险ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过

6、程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。三、实施OA系统的价值体现3.1OA简介   OA是OFFICEAUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化  过往的一些偏见往往认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而

7、言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。OA系统的模块架构管理分布图OA系统建立信息发布的平台3.1.1OA办公自动管理系统的优点以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想1.无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理（

8、人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等进行统一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。2.节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签