OA系统建设方案

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1、设计方案OA系统建设方案70　第页，共70页设计方案第1章项目概述1.1项目背景通过OA系统建设，进一步提高广州北大明天资源科技发展有限公司信息资源和数据文件充分共享，提高公司整体办公效率。以达到利用先进的计算机管理手段优化业务管理模式、提高工作效率，实现各部门之间协同办公的目的。1.2项目目标按照广州北大明天资源科技发展有限公司对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规范，建立统一的OA系统，各部门可以通过系统输入信息、共享文件。以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规范各项审批程序。70　第页，共70页设计方

2、案第1章需求分析1.1系统现状分析目前在信息化建设方面，硬件、网络系统已基本建立，现有日常办公业务还没有实现以电子化处理操作为主。公司内部上、中、下级部门之间信息资源和数据文件无法通信，上、下级部门之间信息和文件无法传输、共享。OA系统邮件管理文件管理日程安排公告通知系统管理公文管理综合查询交换平台总体功能框架图1.2功能需求分析1.2.1收文管理功能描述本子系统主要是实现来文的登记、拟办、传阅、批示和办理、办结、归档公文流转的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。包括对收文件、通阅件和杂件进行文件的登记、拟办、批示、办理70　第页，共70页设计方

3、案、归档、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。提供附件携带功能，对扫描进子系统的文件作为一个子文件附在文件登记表的下面，对电子版的文件直接附件而无需扫描，同时，能够通过公文交换平台接收文件自动进入登记状态，办理者可以随时查看其内容，填写办理意见，直到流程完成最后归档。参照国家相关规范与政府机关情况，一般情况下，主要的环节与需求要求如下：l登记1．基本业务描述：一般文件由登记人员负责收文登记。系统自动给出文件序号、收文日期。登记人员就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、办理期限、密级程度、缓急程度、来文字号

4、、督办等，同时将原文扫描进入计算机处理成TIF、PDF或WORD文件再以附件的形式录入办公系统。2．登记人员可执行的操作：登记、保存、打印、扫描、保存到正文/附件、提交。3．处理功能：输入为文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、密级程度、缓急程度、来文字号、登记人，输出为收文办理签。l拟办1．基本业务描述：根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单、提交批办人批办、承办人或下发传阅。由机要员对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出拟办意见。分为两类：一类是阅件，即无须办理的公文，提出须阅读该公文的局领导、部门及人员，有关人员在系统中直接登录阅文

5、，系统能自动提示和识别阅文人员何时阅读此文，阅文人员可直接录入阅文意见。另一类是对需要办理的公文提出办理意见。对内容较为重要，涉及面广的重要公文一般需进一步提请局分管领导批示，此时提出供上级领导参考的意见，由上级领导批办后再由有关部门办理。对需多个部门办理的公文，指明主办部门；对于有办理时限要求的公文，给出办理时限。对急件，拟办人员在系统中对需要办理的公文提出办理意见，不提交审核人员审核，直接提交局领导批示和部门办理，但是在提交办理的同时必须提交审核人员阅知。2．拟办人员可执行的操作：修改收文办理签的部分项目、打开、保存、拟办意见、提交、打印（文件处理单）。3．处理功能

6、：输入为拟办意见，输出为拟办文档。l批示1．基本业务描述：对办公室转来需批示的文件，由相关局领导进行批示。70　第页，共70页设计方案1．处理功能：输入为批示意见，输出为批示后的文件。l办理1．基本业务描述：科室负责人填写办理意见，并根据办文需要，将文件分发给本科室内的人员办理、传阅。如该文件属“未批件”，则只能在本科室范围内流转，不能提交给机要室。2．承办人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理意见、提交。3．处理功能：输入为承办意见，输出为承办文档。l一般人员办理1．基本业务描述：办理人员对需要办理的公文按要求进行办理。分别提出办理意见。2．办理人员可执行的操作：

7、文件、原文、送发文、办理、提交。3．处理功能：输入为的办理意见，输出办理后的文件。l传阅1．基本业务描述：可填写传阅意见或不填写意见。办理用户可以增加本部门人员传阅文件，也可以将文件递交其他部门传阅，而系统能够自动过滤办公室或其他用户已发的部门。2．办理人员可执行的操作：文件、原文、填写意见、提交。3．处理功能：输入为办理人的传阅意见，输出传阅后的文件。l存档1．基本业务描述：公文办结后一般由机要室归档。2．处理功能：输入为待存档公文，输出为归档公文。l公文办理记录1．基本业务描述：系统对收文办理意见的记录，并可以方便了解到已收到公文的机