收文处理程序ppt课件.ppt

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1、项目四收文处理程序[知识目标]1、掌握文书处理的规范2、掌握文书收文程序的含义及要求[能力目标]能够按处理制度进行收文处理[教学重点、难点]收文处理技巧一、任务导入天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书高山将按照收文处理程序进行收文。二、任务分析秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。三、相关知识文书处理就是指公文在单位内部依次运转处理的一系列工作步骤。具体讲，文书处理工作，就是机关

2、、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作。这些工作构成了文书处理工作的内容。收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、拆封、登记、审核、分送、拟办、批办（传阅）、承办、催办、注办、归档等环节。签收1、含义签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。（1）清点清点就是检查、核对所收公文

3、的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。（2）检查检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。（3）签字签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。2、签收

4、的程序拆封1、含义拆封就是把接收到的文件的封套拆开，并取出封内的文件及其他材料的过程。2、拆封的程序（1）确定拆封范围。在拆封之前，秘书人员应确定来件是否可以由自己拆封。（2）启封。（3）检查核对。登记1、含义登记就是对收进的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。2.收文登记的方法根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登

5、记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。3、收文登记的项目顺序号收文时间来文单位来文字号文件标题（如果来文没有标题，登记时应根据文件的内容拟定一个标题）紧急程度秘级份数处理情况4、收文登记的具体要求收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点：登记时不能漏项，能在登记时完成的模块，应当即填上，需要后补的，应及时补上；在填写收文号时不要空号、重号；登记模块不可任意删减；书写时，字迹

6、要工整、规范，不得随意涂抹,用钢笔和签字笔；分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。审核1、含义审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。2、审核的重点是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。分送1、含义分送也称分发或分办，是指文秘人员在

7、文件登记、审核后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。2、分送工作的原则和要求(1）已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。(2)来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。(3)分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。(4)

8、要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。拟办拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。文秘人员提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述要简明精练。1.