按照收文处理程序进行收文处理.ppt

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1、《秘书实务》国家精品课程课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕模块四秘书办文模块项目一文书处理工作任务一按照收文处理程序进行收文处理[知识目标]掌握文书处理的规范掌握文书收文程序的含义及要求[能力目标]能够按处理制度进行收文处理[教学重点]收文处理技巧[教学方法]任务驱动情景教学实地训练任务导入天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书高山将按照收文处理程序进行收文。任务分析秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握

2、。相关知识文书处理工作，就是机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作。这些工作构成了文书处理工作的内容。收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。一、签收签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。送文登记簿序号发文时间封套号发文机关

3、文别签收人签收时间备注签收的具体操作步骤如下：1.清点。清点就是检查、核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。2.检查。检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。签收的具体操作步骤如下：3.签字。签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急

4、件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。二、登记登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。收文登记簿顺序号来文日期来文机关来文标题密级送往部门签收人备注（一）收文登记的方法根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可

5、以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。（二）收文登记的具体要求收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点：登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上；在填写收文号时不要空号、重号；登记项目不可任意删减；书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔；分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。三、审核审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这

6、一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。审核的重点包括:是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。四、分送分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。（一）分送工作的原则和要求如下：(1)已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。(2)来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、

7、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。(3)分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。(4)要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。五、传阅传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门

8、和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。（一）传阅文件的要求：(1)有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按