4产品档案整理(正式版)课件

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1、产品档案的整理2007年5月一、概念产品科技档案是企事业单位在产品设计、工艺设计、工装设计、加工制造、产品、产品检验、产品包装、商标注册、广告创意和产品评优等工作和活动中产生和形成的各种文件材料。二、归档范围企业事业单位产品科技文件材料通常包括五个方面内容１、产品开发决策文件材料主要有国内外同类产品比较表、市场调查表、最新技术动态研究报告、产品发展条件分析、产品发展预测表；新产品构思方案、可行性研究报告、创意评价表；产品开发计划、产品发展建议书、开发计划任务书、产品开发方案等。２、产品设计和工艺准备文件材料(1)产品设计材料(2)产

2、品工艺文件材料３、产品试制、试验和鉴定文件材料（1）产品试制文件材料（2）产品试验文件材料（3）产品鉴定文件材料４、产品正式生产文件材料主要有工艺装备设计图纸及计算材料；部分产品图纸及技术文件更改与补充材料；更改通知单、图纸修改记录等。5、市场开发与产品销售文件材料主要有市场开拓计划、产品销售调查报告、改进产品意见书、用户反馈单、产品商标、广告等。三、归档时间在产品开发各个阶段做好文件材料的收集工作，如果产品开发时间跨度较长则按各阶段进展及时进行归档，如果时间跨度较短则可在产品开发各阶段完成后统一进行归档。四、归档要求凡属归档范围内

3、的科技文件材料，必须收集齐全，保证科技档案内容的完整、准确，对归档时有缺损无法补救的，在备考表注明五、保管期限产品科技档案的保管期限一般为长期六、整理（1）、分类产品科技档案二级类目一般按产品种类或设备型号设置。产品品种较多的企事业单位可以按产品种类设置二级类目。如可以把空调产品分成柜机、壁挂机、吸顶式设置二级类目，再按设备型号设置三级类目产品品种较少的企事业单位可以按产品型号直接设置二级类目，不再设三级类目对于一些规模较大的产品，还可按产品结构设置四级类目（2）排列及编号根据单位具体类目设置编制档号，在最低一级类目内编制案卷流水号

4、如单位设置三级类目则档号4.1.11-001“4”表示产品科技类“1“表示产品科技档案的第一个二级类目如柜机”11“生产设备中第一个三级类目，也就是柜机中的第一个型号的产品”001“表示这一产品的第一卷档案如果该产品案卷有10卷，则案卷从“001”编到“010”4.1.11-001…..4.1.11-010柜机中第二个型号产品编号则是4.1.12-001…….4.1.12-015如果企业单位只设到二级类目，则二级类目就分到每个设备4.1-001就表示为产品档案中第一个型号产品的第一卷（3）组卷针对一个产品从其开发到生产定型验收和评优

5、受奖的全过程中形成的全部文件材料要按产品统一整理归档。按产品文件材料的形成的各个阶段进行组卷，卷内文件按重要程度结合时间顺序来排列。产品科技档案不装订的形式组卷A、在每份文件材料上盖上归档章，并填写齐全档号序号4.1.11-001135151010档号：填写分类号+案卷号序号：填写该份文件在案卷内的排列位置，每卷从“1”开始编顺序号B、编制卷内目录（放在内封面之后，档案实体之前）科技档案卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注1公司1系列柜机产品构思方案2005012322公司1系列柜机产品开发方案200550345C、填

6、写软封面放在最上面档号4.1.11-001档案馆号1系列空调柜机产品开发构思、初步设计方案立卷单位新城实业有限公司起止日期200406-200501保管期限长期密级D、卷内备考表填写备考表卷内文件材料的最后说明：本卷共有15件，201页立卷人刘200年5月10日检查人陈2005年5月15日E、装盒贴标签采用四线格标签全宗号分类号案卷号4.1.111永久“红色”、长期“绿色”、短期“蓝色”填写全宗号：是国家档案馆给进馆全宗的一个代号分类号：类目设置编号案卷号：填写案卷的流水编号长方形标签：填写设备档案案案题名卷内文件材料的排列顺序内封

7、面卷内目录文件材料实体备考表1系列空调柜机产品开发构思、初步设计方案采用装订方式：编页号、编制卷内目录、填写卷内备考表、用软卷皮装订，填写软卷皮封面，装盒（程序同不半订方式）卷内材料排列顺序卷内目录、档案实体、备考表用软卷皮装订（软卷皮封面填写同不装订方式的封面）档号档案馆号(案卷题名)立卷单位起止日期保管期限密级7.1.11-001（4）编目按分类编制设备档案的案卷目录档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。分类号+案卷号例：4.1.11-001案卷题名：产品科技档案案卷的题名，应简明、准确地揭示卷内科

8、技文件材料的内容（项目名称+内容特征+文件材料名称）份数：案卷内文件的件数页数：案卷内文件的总页数立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期保管期限：填写保管期限，“永久”或“长期”密级：填