办公自动化软件应用ppt课件.ppt

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1、第三章办公自动化软件应用办公自动化（OA，OfficeAutomation）于20世纪70年代兴起，它将现代化办公和计算机网络功能结合起来，成为一种新型的办公方式，它是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。办公自动化系统的构成应包括三个部分：办公自动化设备、办公自动化软件和办公人员。美国微软公司开发的MicrosoftOfficeXP是办公人员最常用的通用软件。3.1文字处理软件WordXP学习目标了解办公自动化的原理；理解电子表格、文字处理和多媒体演示软件的基本功能；掌握OfficeXP办公类软件基本操

2、作方法：启动与退出、工作窗口的基本组成与操作、文件的建立、打开与保存、文本编辑区通用编辑方法。了解WordXP的各种视图的意义与应用；掌握WordXP文档的编辑、查找和替换，文档格式的设置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的使用；掌握WordXP表格的创建与编辑，插入图片、文本框、艺术字和绘图及图文混排的方法。3.1.1认识工作窗口3.1.2创建和编辑文档3.1.3设置文档格式3.1.4表格制作3.1.5图文混排3.1.1认识工作窗口WordXP的启动方法1：“开始”/“程序”/“Micr

3、osoftWord”；方法2：双击桌面上WordXP的快捷方式图标；方法3：双击Word文档图标（以Doc为扩展名的文件），打开WordXP，进入编辑该文档的MicrosoftWord界面。退出WordXP的方法方法1：单击标题栏上的“关闭”按钮方法2：“文件”/“关闭”方法3：“文件”/“退出”方法4：单击标题栏上控制按钮/“关闭”任务窗格标题栏菜单栏格式工具栏常用工具栏状态栏标尺绘图工具栏视图方式按钮垂直滚动条水平滚动条窗口的基本组成标题栏，标题栏上有：控制按钮，文档标题，最小化、还原、关闭按钮；菜单栏，菜单栏上含有九个菜单项：文件（F）、编

4、辑（E）、视图（V）、插入（I）、格式（O）、工具（T）、表格（A）、窗口（W）、帮助（H）.各菜单项后面的字母称为快捷键，按Alt+字母，即可打开该字母所对应的菜单项的下拉菜单（例按Alt+F）。下拉菜单中的各命令后的字母称为热键，当打开下拉菜单后，单击该字母，即可执行该命令，下拉菜单中的各命令后的Ctrl+字母称为快捷键，在不打开下拉菜单时，直接按Ctrl+字母，即可执行相应的命令，（例按Ctrl+O）常用工具栏，一般有23个按钮，用鼠标指向它，即可显示它的功能。主要用于快速执行命令。格式工具栏，主要用于快速改变文档的外观。如设置字体、字号等

5、。滚动条，滚动条有水平滚动条和垂直滚动条。水平滚动条最左边有四个按钮，分别为普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图；垂直滚动条下面有三个按钮，分别为前一页、选择浏览对象、后一页。文档编辑区，用于编辑文档。分割框，位于垂直滚动条上端肩关之上，用于将文档编辑区分割成两部分。状态栏，用于显示有关命令、工具栏按钮等正在进行的操作状态信息和插入点位置的信息。标尺，水平标尺用于指示文档的行宽情况、对齐方式等。标尺上端，有一个倒三角形按钮，叫首行缩进按钮；下端的三角形叫悬挂缩进按钮；下端的一个方形按钮，叫左缩进按钮；垂直标尺位于工作区的左侧，用于调整页面

6、的上下页边距、表格行高等。常用工具栏、格式工具栏的打开与关闭：“视图”/“工具栏”/按需要进行选择。3.1.2创建和编辑文档创建、打开、保存与关闭文档创建新文档打开已经建立的文档选择当前文档保存文档关闭文档文档的建立、打开、保存与保护1.新建文档方法1：“文件”/“新建”方法2：单击常用工具栏上的“新建”按钮2.在Word窗口中打开文档方法1：“文件”/“打开”/在出现的“打开”的对话框中选定要打开的文档,单击“打开”。方法2：单击常用工具栏上的“打开”按钮/在出现的“打开”的对话框中选定“打开”。3.保存文档在编辑一篇文档时，为了防止突然断电或

7、意外死机造成编辑内容的丢失，可以每间隔一段时间对文档进行保存。整篇文档编辑完成后，也要进行保存。方法1：“文件”/“保存”方法2：单击常用工具栏上的“保存”按钮方法3：“文件”/“另存为”4.自动保存为了防止意外造成文档的丢失，Word提供了让用户选择每隔一定时间间隔自动保存文档的功能。方法：“工具”/“选项”/在选项对话框中选“保存”标签/单击“自动保存时间间隔”复选框，并在文本框中输入或选择时间（缺省为10分钟）/“确定”5.文档保护方法：“工具”/“选项”/在选项对话框中选“安全性”标签/在“打开权限密码”文本框中输入打开密码/“确定”/再

8、次输入密码/“确定”6.设置文档为“只读”属性方法：“工具”/“选项”/在选项对话框中选“安全性”标签/在“建议以只读方式打开文档”单选