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《职场英语邮件地写作要求规范及详解.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、职场英语：写作规详解一、基本要素英文电子的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。1.主题（Subject）：电子最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开阅读时，第一眼看到的就是的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出重要性。英文的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。例如：YES：Suppliertraining NO：professionaltraineesfromsi
2、stercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长） 主题框的容切忌含糊不清。 NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达， YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation NO：detailedcalcul
3、ation 视信的容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday! 2.称谓（称呼Salutation）：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/M
4、adam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。注意：（1）在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。（2） 称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday. Best, （3）人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错
5、.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt （4）多过一个男性,用Messrs（[ˈmesəz]各位先生的意思）,就是Misters的意思,其后不要跟名字，只跟姓就可以。如：Messrs.Smith,Wyatt,andFury。反正，如果多过一位女性，用Mesdames/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。假如男女一起呢？弄清楚称呼就行，例如:Dr.andMrs.HaroldWright/Mr.HaroldWrighta
6、ndDr.MargaretWright/Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。 （5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔，就用Ms.比如：Ms.SarahGray 。（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina YES：KenGreen／VicePresiden
7、t,UnicomChina （7）老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确： YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr. （8）用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： DearCommitteeMember: DearMeetingPlanner: DearColleagues:ToAllSalesReps: ToWhomItMayConcern: DearSirorMadam: DearMadamorSir: DearPu
8、rchasingAgent: 如果是全公司： YES：GentlemenorLadies:/LadiesorGentlemen: （9）有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：DearMr.Jones:
