会务接待方案.doc

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1、中国整形美容协会2016年行业年会暨颁奖典礼晚会会务执行方案一、接待时间1月9日-1月10日其中：1月9日：嘉宾全天报到,接机、接站；晚上年会暨颁奖晚会；1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院，部分嘉宾返程送机、送站，下午基本返程送机、送站完毕。具体行程安排请参见附件1。二、接待对象本次会务接待工作对嘉宾进行细分，采取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式，并按照以下分类进行接待：（一）一级接待：（套房/豪华房）1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约人；2、重要专家学者约人。（二）二级接待：（标准间）1、地方

2、市级整协有关领导等，约人；2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。（三）普通接待：1、业务单位参会嘉宾；2、其他嘉宾等；3、演职人员/会务人员/安保等工作人员（名）。三、接待地点根据今年大会的接待规模、接待的级别，选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点；在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。（海景、威尼斯、威斯町）四、人员配置深圳整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。2015年行业年会暨颁奖典礼晚会筹备委员会主任：副主任：具体人员及分工另文。五、接待流程（一）接待准备1、专人统计大会登记的参会嘉宾信

3、息；2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息，及时更改变动信息；3、前期电话跟踪所有来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体，确认其来深要求细节，报组委会主任并执行主任处以便安排布署；4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等详细情况。5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等，根据大会要求做好接待准备工作。（二）接机接站1、1月9日7：30至18：00在深圳机场/深圳北站安排专人接机，配备欢迎标识；2、调度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店；每趟

4、航班到达等候时间不超过30分钟；每车配备服务人员1名。3、根据参会嘉宾航班情况制作《接机（站）时间表》、《送机（站时间表》；制作双面的接机（站）牌；（三）酒店安排1、酒店专项接待安排：在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识，酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌，大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息；设置与会议相关的信息公示版（牌）；2、酒店设“会务组联络处”。安排名工作人员，负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放个性化温馨提示；会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后

5、勤保障工作。3、每间嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图，赠送当天《深圳特区报》，王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张，入住当天备水果1份；贵宾客房提供定制性菜单服务，贵宾和女士接待，预留非吸烟楼层客房；入住当天备鲜花水果各1份；4、提供会务车辆，根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾房间；5、预留会务人员、医疗人员的工作用房，并安排工作用餐；6、提供叫早、叫醒服务；及时收集整理来宾入住建议和需求，不断改进服务；（四）交通保障1、接机车辆安排，根据接机客人的数量不同，安排不同车辆接待。因涉及接机（站），嘉宾

6、联系、报到、临时调配等，拟由组委会委托租车公司租借小型轿车辆；7座商务车辆，考斯特部，中巴辆，用于1月9日接机/接站；2、引导贵宾上指定专车，随车配备服务人员一人，沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍；3、每20分钟一班，即到即走；对集中乘机抵达的领导和嘉宾，预留专用接机轿车、考斯特或中巴；接机路线：深圳机场——广深高速——深南大道——洲际酒店。特别注意：①如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾，实行电话预约接站，提前24小时与来宾确认接站信息，安排机动车辆调度接站。②重要领导和嘉宾需预留贵宾通道，献鲜花。

7、③每辆车应配备瓶装饮用水。4、酒店、会场应急车辆，7座商务车辆，轿车辆，中巴辆。5、送接机（站）：1月10日自早上7:00开始，每半小时1班专车由下榻酒店发至深圳机场，具体车辆安排根据嘉宾行程安排9日下午前由各接待对接人另行确定，报总调度统一调配车辆及送机人员。特别注意：重要领导和嘉宾需预留贵宾通道。6、配备车辆组成专用车队，统一编号并配有活动标识的专用车证；7、司乘人员：除小车以外，其余每车配司机1人，组委会工作人员1名。8、嘉宾登机祝福与航班起飞确认短信；9、嘉宾平安抵达确认短信；（五）用餐安排参会代表凭餐

8、券在下榻酒店用早餐，午餐、晚餐及饮水按组委会相关安排执行。1、接待酒店提供自助早餐服务；2、负责安排演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员的工作用餐。中国整形美容协会2015年年会暨颁奖典礼晚会行程安排表（持续更新中）时间：2015年1月9日-10日01月9号（星期六）抵深参会时间内容地点备注上午7：30—14：30宝安机场/深圳北站接机接站、领导嘉宾入住华侨城洲际酒店6：30—10