会务接待流程

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1、物业会务与接待服务（一）会务与接待流程1、预定会议1.1拟写会议接待申请；1.2部门选派专人负责参与协调工作。2、确认会议信息2.1确认会议名称，提前制作相关横幅及宣传展架；2.2确定到会人数，合理安排会议室；2.3确定会议起始日期，制定全程接待计划；2.4确定参会人员到达日期以及参会人员的职位；2.5与会议申请人进行沟通，了解其他方面需求。3、会前准备3.1确认会议时需要的电子信息设备；3.2反复调试设备，确保设备的正常使用，并准备好电池、排插等应急物品；3.3为与会人员提供必要的笔记本、水笔等会议记录工具；3.

2、4水果、点心的购买和摆放；3.5注意室内的开窗通风，夏季炎热时应提前开放空调制冷；3.6按照与会人数和会议类型进行恰当的桌椅摆放，准备好矿泉水、茶叶、咖啡、开水、茶杯等会议常用物品并按要求摆放统一；3.7根据需求摆放绿化植物或工艺品等。4、卫生准备4.1会议前至少提前半天安排保洁人员对会议室进行全面清洁，平时应保持会议室的卫生，确保会议卫生随时达到可使用标准；4.2公共区域卫生，特别是洗手间、垃圾存放点等敏感区域的保洁。5、会议前的接待礼仪5.1会前检查：对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行补救。比如检查音像

3、、话筒等是否准备齐全，调试好；5.2提前进入接待岗位：接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。5.2.1讲解服务：；5.2.2引领服务：；5.2.3接待：与会者坐下后，接待人员应递茶，或递水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。6、会议中的服务礼仪（会议进行中的服务礼仪要做到稳重、大方、敏捷、及时）6.1倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其续水。续水动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发出杯

4、盖碰撞的声音。一般是左手拿水杯，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误；6.2提前备好部分烟灰缸，会中如有需要抽烟的与会人员，应提前备好烟灰缸，按照要求统一摆放，服务人员应随时观察，当烟灰缸内有2根烟头以上，应及时更换干净的烟灰缸，更换过程应注意轻拿轻放，不能打扰会议进行；6.3其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不

5、要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布颁发荣誉证书，组织人员应迅速将得奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱；6.4如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语

6、，分散与会者注意力；6.5做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。6.6负责做好会议结束后的桌椅归位、物品用具收尾、会议室卫生整理等工作；