年鉴索引制作程序功能与使用说明

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1、《年鉴索引制作程序》主要功能与使用说明用excel制作的《年鉴索引制作程序》，此软件可以以年鉴目录为基础（当然也可加入目录之外的内容），辅助制作年鉴索引。其主要功能如下：一是可自动将索引名称与页码号、栏号进行连接；二是可以对同一个名称多个页码地址的条目自动合并页码及栏号（目前最多可以合并30个页码地址）；三是可以自动删除重复的名称；四是可以对首字为标点符号和数字的索引名称进行排序前的删除和替换处理和排序后的恢复处理；五是对“概述”、“概况”、“重要会议”、“重要活动”、“重要决策”、“重点工作”等多次重复出现的名称进行自动处理；六是可以对索引名称按拼音音序自动排序。具体操作方法如下：一、将

2、目录名称复制到《原始表》中，并将目录名称与页码进行分离（在《原始表》上手工操作）二、填写每个目录名称的栏目代码（二栏为a、b；三栏为a、b、c）（在《原始表》上手工操作）三、对目录名称进行提炼加工（在《原始表》上手工操作）1、索引文字要简洁、明确，消除概念的不确定性，将长目录名压缩至16—18字以内，。2、对概述、概况、重要会议、重要活动、重要决策、重点工作等多处重复出现名称的前面加上所属名称。如：政法概况等；3、多角度提取主题词、要注意选出文章中的隐性主题。对同一条目或内容多角度提取主题词（目前对同一条目或内容最多可以提取10个主题词，每个主题词的首字拼音字母必须不同），可以使读者从不同

3、的拼音字母进行查找。四、《前期处理表》的主要功能（点击菜单栏“年鉴索引制作”中的“前期处理”按钮电脑自动完成下列所有工作）1、读入原始表上的数据；2、合并页号与栏号；3、对同一个名称多个页码地址进行合并，最多可以处理30个页码地址；4、将索引名称与页码地址进行合并；5、按降序进行排序；6、删除重复索引名称。五、《后期处理表》的主要功能（点击菜单栏“年鉴索引制作”中的“后期处理”按钮电脑自动完成下列所有工作）1、从前期处理表表读入数据；2、对首字是阿拉伯数字和标点符号等特殊符号的索引名称进行整理。例如：将引号、书名号的前半部（如“、《）删除，后半部（”、》）保留；将0、1、2、3、4、5、6

4、、7、8、9阿拉伯数字，替换成零、一、二、三、四、五、六、七、八、九。3、从其它表上读入排序所需的拼音字母；4、自动删除概述、概况、重要会议、重要活动、重要决策、重点工作前面的所属名称；5、按升序进行排序，如A、B、C、D……；6、恢复以前对首字是阿拉伯数字和标点符号等特殊符号进行的整理。