档案管理数字化方案.doc

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1、XXX档案管理数字化系统方案建议书XXX公司XXX档案管理数字化解决方案一、综述江苏省位于我国大陆东部沿海中心，水系分属长江、淮河两大流域。在XXX的领导下江苏XXX在防洪和挡潮、除涝、灌溉、治溃、调水等工作中取得了重大成绩。　　随着业务、规模各方面快速发展，XXX的领导者对当今社会经济化、信息化、数字化时刻有着清醒、超前的认识，并实施了厅内部的各种业务现代化、规范化的管理。目前XXX已经投入了大量的时间、人力、物力，建设了覆盖全省的计算机网络和各业务的先进管理系统，通过这些管理系统结合先进的管理思想，有效地提高了XXX的效率、促进了XXX的健康、深层的发展XXX系统计算机网络按照省、市、县三

2、级网络架构（三级结点四个层次），实现省、市、县XXX部门网络的互联互通，并连接全国XX信息网和政府信息网。一级结点是XXX网络中心，二级结点包括XXX、直属单位网络中心，三级结点是县XXX网络中心。整个网络分为骨干网、地区网、部门网、专业网四个层次。　　骨干网：连接一级结点和二级结点的广域网，由XXX网络中心和22个地区网络中心（各XXX、直属单位）互联组成，主要信道采用宽带的光纤电路，南京至宿迁的一点多址数字微波作为备份电路。　　地区网：连接二级结点和三级结点的广域网，由市园区网（连接同城异地办公的XXX、及直属单位）和县XXX网络中心互联组成，信道采用光纤、微波、卫星、DDN、FRN等。　

3、　部门网：各单位内部的局域网，通过广域网连接设备接入骨干网或地区网。　　专业网：主要包括XX自动测报传输网和工程监控传输网络。XXX系统计算机网络整体上支持查询（包括Web浏览）、电子邮件（E-mail）、文件传输（FTP）、远程登录（Telnet）、电子公告牌等服务，XXX的办公自动化系统也已基本搭建。良好的计算机网络软、硬件环境已经建成，为XXX档案管理的现代化、数字化创造了有利条件。XXX现有档案一万多卷，每卷平均上百页，总共上百万页的档案存放于库房中，这些档案和资料对于XXX的日常业务管理和领导决策存在很高的利用价值。当前如果要查询某些所需资料，则只能到库房众多的历史资料中去查找，给工

4、作带来极大的不便，大大降低了工作的效率和原始文件的信息情报价值，而且不利于XXX内部信息的广泛利用。如何将大量的原始文件数字化，如何管理和索引海量的电子档案、建立电子档案库，并随时将大量的新的档案资料及时转换成电子档案，成为目前XXX档案业务管理上急需解决的问题。由于纸质文件保存时间短，易腐烂、变质，且管理上耗费大量的人力、物力和财力。在信息查询和信息共享方面存在很大问题。如果继续对档案不加以整理，这必将影响XXX的决策和管理工作。因此档案管理的现代化、信息化已经成为必然趋势。二、总体方案系统设计的总体目标：运用当今先进的计算机及网络通讯技术，通过网络系统实现信息资源的数字化管理，为XXX提供

5、先进的历史资料整理、信息收集、加工和处理的高技术手段，建立新一代信息资源管理平台，消息传递及业务管理平台，实现信息管理工作的系统化、规范化。同时为各职能处室提供现代化的信息处理与办公手段。提高工作效率与管理水平，确保业务管理的先进性，通过先进的业务管理为各级领导的经营决策提供及时准确的信息服务，辅助单位管理科学化、现代化，提高经济效益和社会效益。业务分析：现状XXX现已建成办公自动化系统，文件的生成、传阅、办理等都采用办公自动化系统流转。流转过程中题目与原文同时流转，流转结束后题目与原文存储在统一的数据库中，这样为文件归档提供了基础的原始数据，为档案管理的数字化提供了坚实的基础。文件在年底立卷

6、时，实物档案由各业务处室分别立卷。然后，集中到档案室，由档案室对案卷统一进行调整，编制案卷号。案卷整理、编制完成后进行入库保存。档案在入库保存后，各处室需要对档案进行查找、利用时需到档案进行借阅或借出。档案人员根据目录本到库房，在大量的档案中找出相应档案，才能提供利用。缺点XXX办公自动化系统的建成，为简化厅内文件办理手续，提高厅内文件办理效率起到巨大的贡献。但是办公自动化系统中文件的条目数据和原文数据结构化不强，其数据并非按照档案管理方案进行分类存储，档案管理中对文件的分类、保存、编研、利用等有其专门且科学的管理方法，因此办公自动化系统无法替代档案管理系统。XXX的档案归档是各部门立卷，档案

7、室集中整理，这种管理模式是科学有效的，但存在在各部门立卷过程中档案室不能实时、有效的进行控制和管理。在进行档案的利用时，各部门人员要到档案进行借阅和借出，档案室人员要根据利用人员提供的信息，到库房中从大量的原始档案中找出相应档案来提供利用。这种方式在利用时查找麻烦，找出率不高，至使大量信息资源浪费，同时因为纸质档案易损坏、易遗失等特点，使档案的安全性也大大下降。从另外一个方面看，XXX建成了覆盖全