档案的保管与保护.ppt

《档案的保管与保护.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、档案的保管与保护业务二科　郝辉第一节档案保管与保护工作的含义、任务和要求一、档案管理与保护工作的含义1、档案的保管含义档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施2、档案保管工作的内容（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全保护（3）保护档案的技术措施二、档案保管与保护工作的任务（一）档案保管工作的任务1、建立和维护档案的存放秩序2、防止档案的损坏3、维护档案的完整与安全（二）档案保护工作的任务三、档案保管

2、与保护工作的要求（一）档案保管工作的要求1、账物相等2、突出重点、兼顾一般3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关系，处理好“管”与“用”的关系档案保护工作的要求1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善治理。第二节　档案的保管一、档案保管工作的条件（一）档案库房1、要有足够的使用面积2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。3

3、、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光和防风沙的功能4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁（二）库房设备1、温湿度监控调节装置2、库房防火防盗监控装置3、空调调备4、吸湿（加湿）设备5、库房空气净化装置（三）档案装具1、档案箱2、档案架（四）档案包装材料1、卷皮2、卷盒3、包装纸二、库房的管理（一）档案库房管理的任务1、档案存放位置与排列顺序管理2、库房温湿度的调节与卫生保洁3、档案进出库房的控制4、库房的安全保卫（二）编号和排架

4、1、档案库房的编号2、档案架（柜）的排列和编号（1）整齐　　　　　　（2）空间适度（3）避光通风　　　　（4）统一编号（三）档案实体的保管1、档案排架的原则和要求（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人员熟悉所保管的档案（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的（3）要有益于档案的保密和保护2、档案排列的方法（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体的安排比较方便。（2）全宗分类排列法，它对全宗的

5、系统管理和全宗的信息控制较为有利。（3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候，尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。3、存放方式（1）竖放，其优点是存取档案比较方便（2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点是不便于存取4、档案存放位置索引（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点（2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了哪些档案档案存放位置索引（一）全宗名称：　　　　　　　　全宗号：案卷目录号案卷目录名　　

6、称目录中案卷起止号数楼层房间架、柜栏格档案存放位置索引（二）楼：　　　　　　屋：　　　　　　房间：架、柜栏格存放档案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数5、档案代理卡（又称代卷卡）全宗号案卷目录号案卷号移出时期移往保处库房管理人员签字（移出）归还日期库房管理人员签字（收回）单位名称经手人姓名6、全宗卷（1）全宗卷的内容①在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据②在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明等③在档案鉴定工作

7、中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、档案销毁清册等④在档案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记录、档案数量与状况统计等⑤在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，机关组织沿革，档案利用的重要登记等（2）全宗卷的性质和特点（3）全宗卷的管理（四）档案的安全检查1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实际情况而定。2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行（1）库房发生火灾，水灾之后（2）发现档案被盗或怀疑被盗时（3）发生虫害、霉烂、水浸等现

8、象时（4）档案人员调动时3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形式4、档案检查内容（1）档案数量是否准确、有无遗失（2）档案受损情况和数量（3）档案进出、存取登记是否准确（4）库房管理的各种制度的执行情况等5、检查程序（1）组织检查小组（2）选定检查形式（3）确定检查对象（4）逐项实施检查，并作出记录（5）写出检查报告（6）对发现的问题妥善解决三、档案保管制度（一）安全保密制度（二）档案进出库房的登记制度（三）清洁卫生制度（四）设备管理制度（五）库房管理人员的岗位责任制（六）库房档