档案保管保护技术及方法

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1、档案保管保护技术及方法档案保管工作是指根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防护措施,是在掌握档案制成材料的损坏原因的基础上,采取科学的方法保护档案的一项专门性、技术性工作。档案保管工作是新时期档案工作者的一项重要工作,其目的是最大限度地延长档案的寿命,解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾,尽力把更多有价值的信息留给未来。档案库房档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。1.基地要求。库房应远离易燃易爆物品的场所,处于污染腐蚀源的上风向,避免架空高压电线穿过,应选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通、环境安静的

2、地段。2.建设布局与设计要求。档案库需独立建造,与生活区分开,符合运送装卸和消防疏散的要求。库的结构、空间、屋顶隔热、保温、门窗、各类装具布置等的设计和建造,根据不同等级、规模符合有关规范、规程的要求。3.珍贵档案应设置珍藏库房。54.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉和隔热。档案库房温湿度的控制与调节档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关,不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度符合档案管理的要求,需采取措施对档案库房的温湿度进行控制与调节。一般档案库(含胶片库)的温度标准为14~24℃(昼夜允许波

3、动±2℃),相对湿度45%~65%(昼夜允许波动±5%)之间。控制与调节档案库房温湿度的主要措施包括密闭、通风和采用空气调节设备。密闭是防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定的一种简单易行的方法。通风是指根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气交换,从而达到调节库内温湿度的目的。通风的原则是:库外的温度与相对湿度都低于库内时,可以通风,反之则不行;当库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风,反之则不行;库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相同时,可以通风,反之则不行。当库外温度低于库内,而库外相对湿度大于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内,此时需利

4、用公式进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风,反之则不能通风。5另外,在通风时还应当注意以下问题:一是通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。二是通风时应防止库内结露。三是通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。四是通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以保持较长时间的稳定。使用空调主要是使温度变化尽量趋于平缓。在档案库房内,要保持温度绝对恒定显然是不可能的,但可以采取措施使库房温度变化尽量趋于平缓:一是库房内外温差应尽量小,在许可的范围内,空调库房中的温度并非调得越低越好,与人们的一般想象相反,应根据所处环境季节的温湿特点,

5、采用逐渐变化制冷量。二是空调库房要求进一步加强密闭隔热措施,但这里的密闭隔热措施已具有了新的含义,即减小库内外的热量交换速率,从而减小温度变化速率。三是在空调机功率允许情况下,库房宜大不宜小,这有利于增大库房的热容量,减缓库内温度变化速率。四是第二次启动空调机时,以分步下调为宜,这样可以使温度下降幅度趋于平缓。降湿的方法一般有二:一是使用吸湿剂去湿。常用吸湿剂有:生石灰(CaO)、氯化钙(CaCl2)、硅胶(SiO2)等,其中硅胶是一种无色半透明的颗粒,吸湿率可达70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果较好。二是使用去湿机。档案装具和档案包装的选择5档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具

6、种类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。档案的包装也非常重要,应既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸。我们在选用档案装具时,要遵循防火、防潮、防尘、耐久、方便、密集的原则。档案柜:主要有五节铁皮柜、旋转柜和普通木柜。铁皮柜的优点是防尘、防光、防火、防盗,易搬迁。档案架:一是活动密集架,分手摇和电动式两种,优点是容量大、占地小、可自由组合、防尘防火;缺点是体积大、负重大、库房须按其负载能力设计和建造,地面还要铺设小铁轨,费用

7、较高。这里需要提醒的是大多电动密集架装有电线、开关等设备,要格外小心检查,预防火灾发生。二是双面栏架,有单柱式和复柱式两种,安装固定,装载量大;但不易搬迁,安装时必须充分考虑库房布局和技术要求,一次定位。标准档案盒:档案盒一般用国家规定使用的无酸纸和纸板制作,并不得使用浆糊。其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等,能竖立放或平放。5档案卷皮:有软质和硬质两种,软质卷皮不易站立,一般需专制卷盒盛放,再存于柜架