机关档案管理制度

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1、机关档案管理制度中山市XX局档案综合管理实施办法第一条为加强我局档案的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为我局各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省机关档案工作业务建设实施办法》等有关规定，结合我局档案工作的实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本局在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、会计、声像、实物、业务等不同载体和内容的文件材料（含电子文件），它是本机关在各项工作活动中形成的历史记录，反映本机关的历史真实面貌，是本局工作查考、制定决策的重要依据。第三条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史面貌的一

2、项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入本局的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。第四条本局档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管办公室工作的局领导负责主管全局档案工作；办公室下设综合档案室，并负责管理综合档案室的日常工作；综合档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。第五条本局档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。36第六条本局在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案，均由本局综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。第七条本局在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料（含电子文

3、件），由各部门整理好后，及时向综合档案室移交。第八条综合档案室负责各类档案的接收与系统化整理；档案日常管理与保护；积极主动开发档案信息资源，为本单位各项工作服务；对局机关各部门及所属单位的档案业务进行监督指导。第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。第十一条机关的档案库房应有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高

4、湿等设施。要定期检查档案保管状况，对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。第十四条综合档案室应及时向市档案馆提供政府公开信息；36定期向市档案馆移交永久、长期、30年的文书档案、在重大活动、重要事件中形成的声像档案、实物档案以及涉及民生的专业档案等。第十五条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，

5、对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本局有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。第十六条本办法自文件下达之日起执行，由中山市XX局办公室负责解释。36中山市××局档案分类编号方案为了加强我局档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以便更好地为我局各项工作服务，根据《广东省机关档案分类办法》，结合我局的实际情况，特制定本方案。一、分类原则1、分类以本局所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按

6、顺序编大类代字。3、本办法适用于对本局全部档案进行整理和排架管理。二、类别设置本局档案共分六大类：文书档案（Ａ）、基建档案（Ｂ）、会计档案（Ｄ）、声像档案（Ｆ）、实物档案（Ｈ）、业务档案（Ｇ），大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下：Ａ文书档案Ｂ基建档案Ｄ会计档案　　Ｄ１报表Ｄ２账簿Ｄ３凭证Ｄ４其他Ｆ声像档案Ｆ１录音　　Ｆ２录像　　Ｆ３照片36Ｈ实物档案Ｇ业务档案Ｇ１××类Ｇ２××类…………三、编号方法1、文书档案的编号：（1）2004年以前，文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字＋保管期限代号＋目录顺序号＋案卷号。其中保管期限代号永

7、久为1，长期为2，短期为3，永久、长期合编为12，永久、长期、短期合编为0。例：A０.1/1案卷号（第1个案卷）目录顺序号（第1本目录）保管期限代号（永久、长期、短期合编）大类代字（文书档案）（2）2004年开始，文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式改变为：大类代字＋保管期限代号＋年度＋件号。保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。2007年以后保管期限改为永久（代号1）、30年（代号4）、10年（代号5）三种。例：A/1/2004/1件号（第1件）