人事档案管理规定.doc

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1、人事档案管理规定一、目的：为建立完整的员工人事档案，保障员工的人事档案前后衔接连续有效，使人事档案管理制度化、科学化，更好的为企业经济发展服务，制定本规定。二、范围本规定适用于浙江起步儿童用品有限公司各职能部门及各分公司人事档案的收集、保管提供利用。三、权责1．人力资源中心负责本规定的制定、修订、监督执行。2．公司各部门及分公司行政人事部负责落实执行本规定。3．人事档案管理员：负责收集、保管、鉴别、整理、更新提供利用形成的人事档案材料，负责对人事档案工作实行监督和指导，负责人事档案的安全、保密、保护工作。四、内容(一)档案分类及范围1．公司人

2、事档案按内容分为：试用期员工档案类、正式员工档案类、ERP人事管理类。（1）试用期员工档案类资料A．基本资料：员工入职登记表，身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等；B．试用期考核资料：工作评价表、工作总结及其他考核资料；C．转正资料：转正审批表及其他与转正有关的资料。（2）正式员工档案类资料A．基本资料：员工登记表、招工登记表、调动审批表，身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等，属大中专毕业生还应提供报到证、学生档案等；B．合同协议资料：劳动合同及补充协议等；C．培训、考核资料：员工培训情况表、培训心得、试用期各类考核材料、绩效

3、考核材料等；D．工资类：工资记录、调薪/降薪记录等；E．奖惩类：各类奖励、处罚材料，升迁、降职的文件、证明材料。G．其它类：有必要存入个人人事档案的其它资料。（3）ERP人事管理类A．按照以上试用期员工档案类、正式员工档案类的有关资料内容，详细录入ERP系统中；B．对进入、退出、岗位异动等人员资料应及时在ERP系统中调整，确保系统的及时性和准确性；C．ERP系统设专人设密管理，防止资料的丢失、窃取等情况发生。（二）档案收集、归档、鉴别整理1．收集（1）各人事档案管理员负责人事档案的收集，随时了解和掌握形成人事档案材料源的信息，沟通渠道，及时全

4、面地收集人事档案材料；（2）认真审核收集的材料，发现归档的材料不符合书写要求、材料不齐全、内容不真实、手续不完备等，应及时通知材料部门补送材料或补办手续，形成材料部门应按规定认真办理；（3）建立“收集档案材料登记簿”和“缺少档案登记簿”，对缺少档案材料要及时查询、收集，以确保人事档案内容的全面完整。（4）除日常随时收集归档材料外，每年二、三月份集中收集归档材料一次。2．归档归档要求：应归档的文件材料要齐全、完整，保持文件的形成规律和文件之间的历史联系，使案卷能正确反映个人的基本情况面貌，便于保管和利用；3．鉴别、整理（1）凡收到的人事档案材料

5、必须经过认真审查、鉴别，符合国家《人事档案材料收集归档规定》要求的，才能归档；（2）整档人员必须熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能；（3）整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造人事档案材料；（4）整理过的人事档案要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、达到完整、真实、条理、精练、实用的要求；（5）人事档案的整理工作要经常进行，建档后要坚持每年对所管理的人事档案进行一次装订入卷工作。（三）档案借阅、查阅、保护1．无关人员不准随意借阅、查阅个人人事档案材料，因公借阅、查阅，必须办理登记手续，并由人事档案管理部门

6、负责人批准，详细写明借阅人姓名、所借档案种类、内容数量、借阅时间并亲笔签名。归还时应及时注销；2．查阅利用档案资料，一般应在档案室阅读，需复制、借出的资料，须经档案管理部门负责人批准，方可办理复制、借出登记手续，需要交回的必须在限定的时间内归还；3．借阅者必须爱护档案资料，不准随意拆卷，污损或在文件上划道、圈点，不得任意转借、私自摘录、翻印等；4．档案管理员对查阅、借出过的档案应详细检查是否污损、丢失，及时归档。（四）保管、保密1．牢固树立安全保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》；2．本公司的人事

7、档案资料、统计数字、报表等重要材料，严禁向无关人员传播，更不准偷窃；3．人事档案资料设专人管理，严格控制档案去向，防止丢失泄密；4．存放档案必须用铁制档案橱，上锁保存，档案橱和档案的排列要整齐划一存放，方便利用。5．库房（或档案橱）内“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施要齐全，保持规定的适宜温度。安全防护设施要经常进行检查，杜绝隐患。6．档案管理员不得在库房内会客、闲聊或自带他人参观库房。离开库房时要及时关灯、锁好门窗，确保安全。7．违犯上述规定，造成档案损失或毁坏的，将追究相关人员责任并给予处罚。四、相关/支持文件----五

8、、附录-----会审人李志亭、姜林亭、王芳、刘红霞、丁楠、钟桂香、王小东、于宇修改记录修改状态修改标注人修改标注日期备注R1R2R3　窗体顶端窗体底端