档案管理细则.doc

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1、档案管理细则（意见征求稿）为了加强服务中心档案管理工作，根据国家、市档案局及公司有关档案管理规定，制订本制度。一、文件资料的形成与分类1．资料的形成（1）子/分公司、服务中心各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料根据《公司文书立卷归档管理办法》向档案室归档。（2）文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专（兼）职档案人员岗位中予以明确。（3）公司档案室要对各子/分公司、服务中心文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。2．资料的分类Ⅰ文件资料的归档分类一、基础管理1、房屋及配套设施

2、设备使用资料（1）建设用地规划许可证（2）建设工程规划许可证（3）规划总平面图（4）用地红线图2、承接查验手续、承接查验协议（1）物业服务企业查验记录及问题处理情况（2）小区竣工总平面图（3）单体建筑、结构、设备竣工图（4）配套设施、地下管网工程竣工图（5）共用设施设备清单（6）有关设施设备安装、使用和维护保养等技术资料（7）各单项工程竣工验收证明材料（土建竣工验收书、消防竣工验收证明、水电竣工验收书、通信系统竣工验收证明等）（8）物业质量保修文件和物业使用说明文件（9）业主名册（10）公共配套设施的产权

3、及收益归属清单（11）消防、供水、供暖的试压报告173、物业服务企业资料（1）企业资料（营业执照、资质证书、服务项目分承包合同或协议，承包方的企业营业执照、资质证明）（2）与建设单位签订的前期物业服务合同（3）临时管理公约（4）与业委会签订的物业服务合同（5）物业管理各项制度（6）争创优秀规划和具体实施方案，并经业委会签字盖章（7）物业管理职业资格证书（8）各类专业人员的专业上岗证书（9）员工资料（10）计算机应用情况和智能化（对讲、监控等）设备的使用情况（11）物业服务费用、经营性收支财务报表（12）物

4、业服务费用、经营性收支公开有关记录、照片4、物业维修基金使用资料申请专项维修基金的维修项目预算额、施工单位，使用后公布具体情况等相关记录5、业主委员会资料（1）成立业委会的申请（2）业主大会议事规则（3）业委会备案证明（4）业主大会、业委会会议决定和会议记录（5）物业企业与业委会往来文件6、业主资料（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知书、入伙手续书、前期物业服务协议、管理规定、物业服务费收缴协议、共建安全文明小区协议书、交付使用住户验收表、领用钥匙登记表、催交费用通知书（2）住户明细表（现住人口登记表

5、）（3）装修档案①一次或二次装修申请表、装修协议书②施工企业资质证明复印件、施工人员上岗证书复印件③室内装修设计平面图17（4）维修装修资料①房管维修保养任务单、修理通知②回访记录③公共设施设备巡检记录④违章装修记录⑤限期整改通知单7、记录（1）执行值班制度情况（值班表、值班记录）（2）来电、来访、接待记录和处理记录（3）问题处理后有回访记录（4）维修服务的派工单和统计表（及时率、返修率）（5）业主建议征询单（6）对征询单的满意率统计表（7）业主的意见建议整改措施及落实情况记录。二、房屋、共用部位、共用设

6、施管理与维修养护（1）企业对违反规划私搭乱建、擅自改变房屋、公共设施用途现象书面劝阻、报告文件（2）室外广告牌、霓虹灯安装报主管部门审批手续（3）装修协议、装修申请、审核、监管、验收等记录（4）对违规装修的劝阻、制止证明材料及书面报告相关主管部门的证明材料三、共用设备管理与维护保养1、综合要求（1）设备运行记录（2）操作人员岗位责任制（3）设备定期检查记录、定期维护记录、定期保养记录（4）专业技术人员（岗位证书、职称证明）2、供电系统（1）限电、停电有关通知及记录（2）限电、停电审批资料（3）临时用电管理

7、措施（4）停电应急处理预案（5）执行临时用电及停电应急预案情况记录17（6）备用应急发电机、UPS的维修保养计划与记录（7）备用应急发电机、UPS的试运行记录3、弱电系统（1）弱电系统分项巡视记录（2）弱电系统维修记录（3）楼宇智能控制系统、可视对讲系统、闭路监控系统等智能化设施设备运行正常，有记录并按规定期限保存4、消防系统（1）消防管理制度与消防责任制（2）消防责任区域与防火责任人名单（3）消防安全责任书（4）消防控制室值班情况（排班表、值班记录）（5）消防和销控运行记录、维修记录、保养记录、定期巡检

8、记录、测试记录（6）消防管理人员培训计划、培训记录（7）消防设备故障处理记录（8）消防宣传资料及宣传活动记录（9）消防演习（练）方案、记录、照片等（10）火灾预案、火灾隐患的整改情况以及防范措施的落实情况（11）消防设备分布图、消防报警点位对照图5、电梯系统（1）电梯准用证（安全许可证）（2）电梯年检证明（在有效期内）（3）电梯维修保养合同（4）电梯保养、检修记录（5）维保人员上岗证书（6）维保方的企业营业执照、资质证书（7）