在EXCEL中增加自动填充序列.doc

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1、在EXCEL中增加自动填充序列   中文EXCEL97作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件,给我们的办公带来了极大方便。  在EXCEL中提供了自动填充功能,我们在使用时,可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……,可以先在指定单元格输入甲,然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处,直至出现“+”字,按住鼠标左键,向下(右)拖动至目的单元格,然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充,例如车间一、车间二、车间三等,填充方法有两种:  第一种:单击“菜单”栏上的“工具”,选“选项”→“自定义序列”,这时就可以在“输入序列

2、”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次,表示一项已经输入完毕,全部输入完成以后单击“添加”→“确定”,这样我们自定义的序列就可以使用了。  第二种:首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内,例如要定义一个序列:车间一、车间二、车间三,把这三项分别输入到单元H1:H3,单击“工具”→“选项”→“自定义序列”→“导入”,在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中输入H1:H3,单击“导入”→“添加”→“确定”,这样新序列就产生了。  定义的序列如果不再使用,还可删除,方法是:单击“工具”→“选项”→“自定义序列”,在“自定义序列”框中,单击要删除的序列,再单

3、击“删除”→“确定”。发掘ExeclXP合并拆分技巧本人在用ExcelXP管理教职工档案时,经常遇到合并或拆分单元格数据的情况,经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论,供同行们参考。所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中,拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中,图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”,有“真”、“假”两种合并方法,所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中,而假合并表面上看是合并为一列了,实际数据还是存在于两列中,具体操作跟我一起来看看吧。1、真合并如果将一列

4、中的数据通过再输入合并到另一列中,那不是我们希望看到的解决办法,快捷而准确的操作方法是:(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中,如命名为“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件,单击“文件→另存为”,保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”,单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可。(3)在Execl中单击[打开]按钮,重新打开TXT文件,在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置,单击[下一步]按钮,在“步骤之2”分隔符号中,去掉“Tab键”前复选框的选择,单击[完成]按钮,这时两列中

5、数据合并到一列中。(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处,合并操作完成。提示:合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格,而有时根据实际需要去掉或加宽空格,可采取如下措施:方法一:对TXT文件进行编辑XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的,此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格,改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小),对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变,若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零,则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要

6、将两列数据无缝合并,建议应用下面两种方法。方法二:利用函数ConcateNameConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串,语法为:ConcateName(text1,text2,……),text1,text2,……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项,这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用,如图2所示。图2方法三:利用“&”运算符利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串,“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样,如图2所示。2、假合并我们也来一个“瞒天过海”吧,呵呵,在对单元格设置边框时,利用工具栏中的“外部框

7、线”将两个单元格框在一起,这样两个单元格中数据就在一个表格中了,打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错,要应付大量的单元格,奉劝你还是来点“真”的吧!否则够你忙的了。拆分数据合并方法掌握了,拆分也不难,拆分的方法与前面介绍的合并方法相似,先将XLS文件另存为TXT文件,再对TXT文件进行编辑,将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开,然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件,这样原来在一起的数据就被拆分开了。处理含有大量信息的表格时,以上合并与拆分的方法很有效,有

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