怎样用word制作标准格式公文.doc

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1、怎样用word制作标准格式公文一、页面设置　　1、新建一个word文档，单击【文件】→【页面设置】，选择【纸张】选项卡，把纸张大小设置为A4；　　2、选择【页边距】选项卡，首先在【页码范围】设置栏的下拉选项中选择【对称页边距】，【方向】选择【纵向】，然后在【页边距】设置栏中设置上37mm，下35mm，内28mm，外26mm。二、发文机关标识　　1、（1）平行文或下行文：在文档的第1行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为71磅，即25mm。（2）上行文：在文档的第1行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为227磅，即80mm。　　2、

2、在文档的第2行输入“榆林市长运汽车运输集团有限公司文件”（19mm×8mm），并使之居中排列，选择这行字进行格式设置：点击【格式】，选择【字体】选项卡，在【中文字体】选择框中，选择【小标宋】，在【字形】选择框中选择【常规】，在【字号】选择框中直接输入,19，即单个字的宽和高都是54磅，也就是19mm，在【字体颜色】选择框中选择红色。由于设置字符的大小只能同时设置字符的高度和宽度，因此，要想满足一行排列，就必须通过字符的缩放来设置。我们用8mm除以19mm，可以得到能够满足这种要求的字符的宽高比约等于42%。设置的时候，我们先把发文机关标识的字符选中，在【字符

3、大小】设置框中输入54，然后打开【字体】设置对话框，把缩放比例设置为42%就可以了；选择【字符间距】选项卡，在【缩放】选择框中选择42%，使单个字的宽度缩小为高度的42%。然后把行距设置成固定值54磅。三、发文字号　　在发文机关标识下输入三行大小为3号字的回车符，并把这三行的行距都设置成固定值16磅，在第三行排布发文字号。四、红色反线　　在发文字号下1行，输入一个大小和行距为11磅（即约4mm）的回车符；回车符的下面插入一条长度为156mm宽度为1mm的红色反线：单击【插入】→【图片】→【自选图形】，打开【自选图形】工具栏，选择直线工具，画一条与版心同宽的横

4、线→双击横线，打开【设置自选图形格式】对话框，选择【颜色与线条】选项卡，设置线条颜色为【红色】，线条虚实为【实线】，线条粗细为2.8磅（即1mm），单击【确定】。★需要强调的，我们在实际工作中用到的往往是成品的文头纸，特别是格式不标准的，想在Word中直接找到发文字号的标注位置很困难。简单的方法是：直接用发文机关标识下边缘至红色反线上边缘4mm处的尺寸除以3（行），得出的数值用n表示。然后用发文机关标识下边缘至版心的尺寸，加上2n，得出文档第1行回车符的大小。下空1行标识发文字号，行距设置成n（单位为磅）。例：榆林市长运集团发文机关标识下边缘至红色反线上边缘

5、4mm处的尺寸为29mm，除以3（行）得9.7mm（约27磅）。发文机关标识下边缘至版心的尺寸41mm，41mm＋2×9.7mm≈60mm（即171磅），也就是说文档第1行的回车符大小和行距为171磅。文档第2行标注发文字号，字号3号仿宋，行距设置成27磅。五、标题　　在红色反线下输入两个3号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成固定值16磅；然后输入公文的标题，并设置成2号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成固定值33磅。因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观。　　六、主送机关　　在标题下1行输

6、入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成固定值16磅；再下1行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号，行距设置成固定值16磅；七、正文　　在主送机关的下1行开始输入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行顶格。输入完毕后，选择全部正文，设置成3号仿宋体字，行距为固定值28.8磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排22行，每行排28个字的要求，正文的行距应该设置为28.8磅。　　八、成文日期　　成文日期的标注位置需要经过计算。例：榆林市长运集团的印章直径是41mm，加上与正文的距离2mm～4mm，以3mm为准，这就要求成文日期

7、的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离为44mm（约125磅），这个距离减去成文日期字符本身的高度16磅，即109磅。设置方法为：在正文最后1行的下面输入一个高度为109磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的固定值；在空行的下面输入成文日期，并设置成3号仿宋体字，采用右对齐方式；然后把光标放在成文日期的最后，连续输入8个空格，以满足单一机关发文成文日期右空4字的要求。九、印发机关和印发日期　　把光标放在公文末页的最后1行，输入印发机关和印发日期，并设置成3号仿宋体字，印发机关左空1字居左，印发时间右空1字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识

8、。十、主题词　　根据公文的标题、正文，结合本单位的主