库管和采购工作流程图.pdf

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1、----------------------------《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》《固定资产采购及借款流程》一、办公用品及礼品采购流程：库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”（含办公用品及礼品）。“办公用品采购”每月第一周由各部门指定的统计人向库管员申报纸质版的下个月《办公用品采购计划》，并由申请部门负责人签字确认。（不含电子耗材类）每月第二周由库管员针对各部门上报的采购“礼品采购”计划进行筛查和汇总，同时结合库房内其它已每月第二周由库管员根据“礼品最低库存量标低于“办公用品最低

2、库存量标准”的办公用品准”并结合实际常用情况进行统计，整理后统一并发起“办公用品采购申请流程”。一发起“礼品采购申请流程”。（采购员询价后提供给库管员最终报价）（由采购员询价后提供给库管员最终报价）监管员（办公室主管）审核办公室领导审批公司总裁审批财务审批（礼品、固定资产及预算外采购）（办公用品及其它预算内各项采购）财务审批采购员提前联系供货商备货，要求月底前到货，此流程全部结束精选资料----------------------------二、办公用品及礼品入库流程：分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况

3、。“采购入库”每月底前采购员联系供货商送货，由采购员、库管员和监管员三方共同验收后入库；库管员将根据《采购计划》逐一核对，确保物品无误，同时填写纸质《入库单》，三方分别签字确认。库管员发起“采购入库流程”“退库后入库”库管员发起“采购入库流程”后直接确认结束监管员（办公室主管）审核办公室领导审批库管员确认入库后，数据自动更新（增加）精选资料----------------------------三、办公用品及礼品（出库）领用流程：办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电子耗材

4、类及其它类”。礼品类别分为“A类礼品和B类礼品”，其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆品、生活日用品及其它礼品”；B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶”。因公司接待较多，领用礼品比较频繁，根据公司实际状况分析，现95%以上情况均属于先领用后补（倒推）流程。因此现办公室规定：各部门领用办公用品或礼品时，应由申领部门发起领用流程，并由申领部门负责人确认；公司上级领导领用办公用品或礼品时，应由库管员直接发起领用流程（倒推），为确保流程严谨性，建议：最好由公司秘书办公室通知，然后再由办公室主管以及主任审批。“各

5、部门正常领用”时“公司领导领用”时申请人直接发起“领用流程”库管员直接发起“领用流程”（倒推）“办公用品领用”“礼品领用”“办公用品及礼品领用”申请部门经理确认申请部门总监确认秘书办公室确认监管员（办公室主管）审核库管员直接结束，办公室领导审批办公用品库数据自动更新（减少）精选资料----------------------------A类礼品B类礼品总裁审批库管员直接结束，礼品库数据自动更新（减少）四、退库流程：“办公用品及礼品退库”时应由库管员发起“退库流程”退库人确认（库管员可选择公司所有人）监管员（办

6、公室主管）审核办公室领导审批库管员确认结束（数据库不自动更新，需库管员发起“入库流程”）精选资料----------------------------五、日常费用报销流程：此流程属于各部门共享流程。报销种类分为“借款后报销”和“直接报销”两种情况。报销内容包括“预算内和预算外费用”。通常报销的是“预算内费用”，包括：通讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其他费用、固定资产和礼品费用等11项。说明：无论先借款后报销或直接报销，报销流程全部由库管员负责发起，要求必须附上发

7、票、相关审批流程及明细。如：先借款后报销时，应在报销流程中注明借款金额并附上发票、签报和借款审批流程扫描件；如：直接报销时，应在报销流程中附上发票和采购计划审批单等相关明细。一般惯例，办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月《采购计划》的发票（按月结算）。库管员申请报销时，发票金额应精选资料----------------------------与月份相对应的《采购计划》金额相符。即：库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程，具体流程如下：库管员直接发起《日常费用报销流程》，并附上相关审批单扫描件以及发票

8、监管员（办公室主管）审核办公室领导审批财务审核总裁审批（办公用品及其它预算内费用审批）（礼品、固定资产及预算外费用审批）财务审批出纳结束精选资料----------------------------《费用借款申请流程》费用借款流程：属于各部门共享流程。为避免审批流程繁琐，降低工作效率，办公室借款通常是在金额超过备用金2000元且需货到付款的两种情况下申请（含每月固定采购的手机充值卡和临时性采购的情