医院文件和资料编码管理办法.doc

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1、医院文件和资料编码管理办法第一章总则第一条为了加强对医院各类文件和资料的编写、审核、发文、执行等管理工作，促进医院文件和资料的规范化、精准化、科学化管理，为医院的安全高效运作建立一套完整、合理的文件编码管理体系，结合医院工作实际情况，制定本办法。第二章适用范围第二条本办法适用医院各类规范性文件和资料，具体包括：（一）各类制度、流程、规定、办法、预案、计划、方案、职责及其他规范性文件或资料。（二）医院各类收、发文文件按照收、发文字号编码保存，不另行编码，但文件附件中涉及该条（一）款中内容需按照本办法编码存档。第三章职责范围第三条院办公室负责全院行政性文件的编码管理、审核工作。第

2、四条科室、部门负责本部门的规范性文件和资料的管理工作，并指定专人负责编码整理和归档。第五条院办公室负责指导与监督各科室、部门规范性文件和资料管理的实施情况。第四章管理方式第六条规范性文件编码规则为：XX－YY－ZZ－XXXX－001。（一）XX：表示医院的汉语拼音缩写。此编码固定为XX。（二）YY：表示责任科室（部门）汉语拼音缩写。如GL（管理层）、RS（人事科）、YB（院办公室）、CW（财务科）、YW（医务科）、XX（信息科）、ZW（总务科）、HL（护理部）、MZ（门诊部）、GR（感染科）、SS（手术部）。（三）ZZ：表示文件类别拼音缩写。如：ZD（制度）、LC（流程）、G

3、D（规定）、BF（办法）、YA（预案）、JH（计划、方案）、ZZ（职责）、QT（其他）。（四）XXXX表示年份。（五）001表示文件的序号版本号。文件发文一次，序号版本号数字增加一次。第七条每一份规范性文件均应在首页标明表格式题头，具体格式见附件2。第八条外部文件收发不适用。院办公室负责医院内部所有收发文件的分类、编号、整理和收发。第九条医院发文字号由发文科室（部门）、年份、发文序号版本号组成。年份用四位年数字，发文顺序号为阿拉伯数字，不编虚位，如-2020-、-001号。第十条文件经过编号处理后，连同签字（盖章）原件，根据不同的发文部门，将文件分别归类于对应的指定文档进行保

4、存。第十一条医院收文程序为原件存档，各科室（部门）收复印件，并同时整理归档。第五章修订管理第十二条院办公室负责对全院行政性文件的修订与更新，科室（部门）文件由制定科室（部门）负责修订与更新。修改文件经审批签字（盖章）后方可生效。第十三条文件修改应保有记录，修改日期呈现在表格式题头的相应位置，同时要有更改文件的版本号。第十四条对于不适应实际情况的文件或资料，如果无法通过修订解决时应及时废除。全院行政性文件由院办公室组织废除程序，全院公示；科室（部门）文件由科室负责人组织废除程序经审批签字（盖章）后，并通知科室所有人。第六章附则第十五条本办法自公布之日起施行。第十六条本办法由院办

5、公室负责解释。附件：医院文件和资料存档表格式题头类别（YYYY）：文件名称编号页数附件（数量）发布日期审核日期修改日期批准人（标题四号黑体，正文小四号宋体，全文行距固定值19磅）（示例）