文件编写编码管理办法.doc

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1、文件编写编码管理办法1.目的:为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订木管理办法，作为文件编写及编码的依据。2.范

2、韦

3、：2.1木管理办法涵盖所令一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。2.2与产品相关的技术文件（图纸、作业指导书……），其编码依据“技术文件管理制度”屮编写编码要求执行。3.职责3.1编写：各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。3.2编号管理：编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。4.文件等级文件种类文件名称_级制度文件质量手册二级程序文件程

4、序文件三级程序文件所延伸的作业说明管理办法操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征，个别制订记录表单记录表报告记录单5.程序5.1文件格式:5.1.1质量于•册及程序文件首页格式参见附页21）修订号：0,1,2,3,4,5,每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。如果文件一-次性史改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B.C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。5.1.2质量手册及程序文件首页，必须使用附页4,内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识

5、文件编号、生效tl期、版本号、修订号。5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。5.1.4质量记录表单的格式见附页6。5.1.5文件封面见附页2。5.2文件结构：更多免费资料下载请进：55top好好学习社区XXX精锻有限公司文件编号：LCQD4生效日期：2004年0文件编写管理办法版本号：A修1页次：1/101）总则2）职责3）控制要求4）相关文件5.2.2七/八段结构1）Id的2）适用范围3）职责4）定义（适用时）5）程序6）相关文件7）质量记录表单8）附页（适用时）5.3文件编写结构说明5.3.1目的简述编写本程序的用途与宗旨。5.3.2适川范I韦I概略说明文件

6、的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适川广度。职责简述文件屮主要责任部门与相关责任部门5.3.4定义说明-•些不常用专有•名词、专业术语、缩写字、符号、计算公武或活动解釋，或在此文件屮的特定意义。5.3.5程序1）文件的核心部分，如佇必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。2）清楚叙述每项丁作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。5.3.6流程图将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各

7、图表内的文字表示应力求简洁。主要图型/符号说明如下：起点/终点表示流程之起点或最终点均川此符号处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等丁.作决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使川的符号。更多免费资料下载请进：55top好好学习社区XXX精锻有限公司文件编写管理办法文件编号：LC-QI生效日期：2004年版本号：A页次：2/10流向线流程和方向的标示关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。转接点表示木页结束（连接下页），续页开始（承接上页）5.3.7相关文件详细记录与木程序有关的一切其他文件。5.3.8附件：文件屮所用的表单及其它文件。

8、5.4段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。1.1……1.1.1……1)……2)……a)b)……(1)1.2……1.……5.5文字格式标准化5.5.1统一使用MicrosoftWord建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标,正文统一•采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号TimesNewRoman字体；文件、表单封血及正文具体要求详见附页(2、3、4、6)。如文件不设封血，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。文件放人张贴时，字体可相应放人。5.5.2依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落Z后注“N.A”。5.6

9、文件表单、编号说明1)编码格式：程序文件LC-XX-YYYY-ZZ2)编号意义LC-一龙城缩写XX—文件代号QM质量于册QP程序文件QD三层管理类文件QT三层技术类文件QC三层检验类文件QR质量记录YYYY-对应标准要素代码4200-8500ZZ-顺序码01-993）编码范例：质量于册LC-QM-2004文件LC-QP4200-01LC-QD4200-01LC-QC4200-01LC-QR4200-01更多免费资料下载请进：55top好好学习补区XXX精锻有限公司文件编号：LC生效日期：200^文件编写管理办法版本号：A页次：3/10人审核，经批准后实施。如果文