采购与付款内控流程课件.ppt

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1、采购与付款内控流程浙江济民制药股份有限公司1采购与付款内控流程——说明目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围：本程序适用于济民股份的采购与付款管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司存货管理程序相衔接2采购与付款内控流程——相关部门人员职责3采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续）4生产部采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（1）主管副总采购部汇总原材料需求报价并提供成本核算明细价格核算根据供应商档案选择合适的供应商有合适供应商是否有基本合同有无无合适供应商进入合同签订流程不批准

2、价格审批批准进入新供应商开发流程价格谈判供应商外贸插单等情况，导致订单变更采购变更需经采购经理批准审批5采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2）关键控制点：建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算采购价格需经总经理的批准注释：价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横

3、向比较，充分评估供应商报价的合理性根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作单位价格表》管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本6供应商采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1）品管部采购部网络寻找、招标等形式收集、整理供应商基本资料，初步审核复审提供样品填写《请试单》，交品管部归口检测样品检

4、测，出具《验证报告单》不符合生产要求符合生产要求小批量试用是否满足生产要求不满足满足添加入供应商档案小批量采购全检合格进入合同签订流程对供应商现场进行考评，形成书面考查报告样品报废——参照固定资产报废流程执行报药监局相关部门备案审批7采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2）关键控制点：收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案对第一批小批量物资进行全检，检验合格后

5、方可进入合同签订流程注释：采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量电器类配件需要申请备案对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要8采购员采购部经理采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（1）主

6、管副总供应商提出终止合作书面依据供应商问题较多提出终止合作申请填具供应商取消配套资格建议书直接淘汰寻找新供应商替代新供应商开发成功批准淘汰通知相关部门收到终止合作通知提出取得货款余额书面申请确认协同仓库、品管部门进行索赔清查，形成书面报告交供应商签字确认审核处理结果通知财务部按基本合作合同进行金额付款评审供应商对生产的影响无影响或影响小影响较大批准不批准审批处理结果批准不批准9采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（2）关键控制点：终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议

7、书，以报主管副总评审应视供应商对生产影响程度，采取不同措施淘汰供应商后通知相关部门终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款注释：在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商

8、成功后淘汰终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生