商务礼仪电子邮件篇(PPT-44页)教学提纲.ppt

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1、商务礼仪电子邮件篇人力资源部美国《时代》周刊2006年年度人物——网民截至2008年底，中国网民规模达到2.98亿人，较2007年增长41.9%，互联网普及率达到22.6%，略高于全球平均水平（21.9%）2008年6月，中国网民规模超过美国网络的普及诞生了电子邮箱。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。电子邮件（electronicmail，简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式。电邮的特点使用简易投递迅速收费低廉易于保存全球畅通无阻一对多的发送电邮极大改变了我们的交流方式今天还有多少人在亲笔写信？

2、职业人士利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别——职场邮件礼仪。据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内

3、容并判断其重要性。不要空白标题（无标题），这是最失礼的标题要简短，不宜冗长标题要反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。关于称呼与问候恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.如果对方有

4、职务，应按职务尊称对方，如“某经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的祝福语“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待关于正文Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要

5、介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！邮件门■两位当事人陆纯初(LokeSoonChoo)，男，新加坡人。EMC公司大中华区总裁，统管EMC在中国的所有运营业务。据悉，陆拥有新加坡大学工商管理

6、学位，是名资深的IT专业人士，也曾出任IBM、西门子等知名国际企业的高管。在赴EMC履新之前，他曾担任甲骨文大中华区总裁。瑞贝卡是他的高级秘书：曾经历过EMC大中国区多任总裁，属于相当高级的“大秘”，在北京已经可以列入高级白领阶层。下班锁门引起总裁不满：总裁写了一封措辞严厉的“谴责信”4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。陆纯初难抑怒火，在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然

7、！……”陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。邮件门：女秘书单挑外企老板秘书回了咄咄逼人的邮件：瑞贝卡赢得“史上最牛女秘书”的称号瑞贝卡最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，“首先，我做这件事是完全正确的……”一封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件邮