公司采购内控管理制度讲义教材.doc

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1、公司采购内控管理制度1、目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。2、适用范围适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。3、职责3.1总经理负责采购管理制度的审批。3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。3.2工程部和销售

2、部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。4、采购岗位职责4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。4.4获取所需之物料。4.5查证购进物料之数量与质量。4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。14.8呆料与废料之预防与处

3、理。1、物资采购工作程序5.1采购工作流程图.销售部工程部采购部财务部选择供应商.—————————————————————————————————————填写《请购单》审核请购单出图纸参数销售与客户沟通确认图纸登录《合格供应商名录》注：工程部门提报的请购单，则由工程部询价比价直接提交采购部进入采购流程。OK发出订单制程跟踪与反馈不合格库存的核对与处理供应商交货产品质量检验报关出货合格拍照存档备查结算货款审核应付货款5.2新供应商开发评定工作流程图1如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的供方，需开发新供应商。新供应商开发评定工作流程如下图：..销售部工程部采购部财务部.———

4、——————————————————————————————————填写《请购单》开发新供应商审核请购单出图纸参数销售与客户沟通确认图纸供应商评定辅导录入《合格供应商名录》YESN0不合格合格淘汰5.3样品管制流程图.销售部工程部采购部财务部选择供应商——————————————————————————————————————————审核请购单出图纸参数填写请购单与客户沟通确认图纸样品制作跟踪N0不合格顾客判定样品检验工程判定合格OK1《顾客签评记录》样品保管与记录6、请购及其规定 6.1请购的定义请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这

5、些物料的单子的整个过程。  6.2《请购单》的要素 完整的请购单应包括一下要素： （1）请购的部门；  （2）请购物品所属项目； （3）请购的用途；  （4）请购的物品名；  （5）请购的物品数量；  （6）请购的物品规格； （7）请购物品的样品、图纸或技术资料等； （8）请购的物品的需求时间； （9）请购如有特殊需要请备注； （10）请购单填写人；  （12）采购负责人；  6.3《请购单》及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由请购部门领导审核批准后提报工程部；（2）请购人应及时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；（3）工程部进行审核，如需要

6、图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》一起返给请购人；1（4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；（5）请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。 6.4公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物

7、资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；（2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。6.5请购单的接收及分发规定    6.5.1《请购单》的接收要点     （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；     （3）