excel实用技巧及函数的应用课件.ppt

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1、Excel实用技巧及函数应用内容整理规范数据和表格使用自定义数字美化表格使用条件格式标识特殊数据常用函数的应用一、整理规范数据和表格您是否碰到过这样的问题：-怎样快速把很乱的表格整理成规范的表格？-如何将文本型数字转换为纯数字？-如何修改非法日期？-如何把从其他软件导入的数据进行分列？-如何去消合并单元格并填充数据？-等等1、数据分列我们一般要对软件中导出数据或从外部获取的数据进行对比分析，有时这些数据并非是我们想要的格式，因此第一步我们就要对其进行整理。数据分列的具体操作：选中要分列的区域——单击菜单栏“数据”——“分

2、列…”——弹出“文本分列向导”对话框，按照对话框提示操作注：选中的区域可以为多行，但不能为多列2、修改非法日期Excel日期格式的下限是1999/1/1，上限为9999/12/31日期的正确输入方式有：2010-7-30、2010/7/30、30-jul-2010、30/jul/2010快捷修改非法日期的方式：通过“分列”对非法日期进行修改，具体操作为：选中非法日期区域——点击菜单栏“数据”——“分列…”——在弹出的“文本分列向导”（该向导对话框有3个步聚，在第3个步聚对话框中：常规栏选择非法日期列，再在列数据格式中选择

3、日期选项——点击完成3、将文本转换为数值单元格的数字格式有：数值、文本、日期、时间、百分比、分数…常用到的为前面三种即数值、文本、日期方式一、单元格中带有“智能标识”的，直接点击单元格左上角“智能标识”的下拉菜单——选择“转换为数字”方式二、在任一空白单元格输入数字“1”——复制该单元格——选中要转变的区域——右键——在弹出的菜单4、取消合并单元格并快速填充数据合并单元格虽表格视觉上美观，但在数据分析时存在很多的隐患，里面包含了很多的空白单元格，不利于公式的计算和引用案列快捷操作技巧如下：取消合并单元格——按“F5”键，

4、弹出“定位”选框——单击“定位条件”——选择“空值”——键盘输入“=当前单元格的上一格”（注：千万别用鼠标点击别的单元格）——按“ctrl+enter”二、使用自定义数字美化表格当表格的数字很大时，会使表格很凌乱，很难看可以自定义数字格式，把数字显示为需要的格式，使表格一目了然，即美观、又实用1、数字代码格式的组成1）、有四部分组成：正数；负数；零；文本（每一部分用“；”隔开如格式：_-*#,##0_-;-*#,##0_-;_-*"-"_-;_-@_-2、常用的格式条件设计1）、缩小至1000倍：#,##0.00,（意思

5、为数字带千分符号，保留两位小数，缩小至1000倍）注：条件后的1个“，”表示缩小1000倍，2个“，”表示缩小1000000倍2）、缩小至10000倍：0!.0,3、自定义格式条件如：[红色]"×"0!.0,;"○"0!.0,其表示意思为：若数值为正数，显示红色，数字前加上符号×，并缩小至10000倍；若数值为负数，数字前加上符号○，并缩小至10000倍；三、使用条件格式标识特殊数据员工的合同即将到期了，应收账款的合同也要到期了，如何在表上自动标识出那些将到期的员工和客户，以便提前作准备库存在不断变化，怎样快速了解哪些物

6、料的库存已经低于最低保险库存，便及时补充进货？条件格式的具体操作：选中区域——单击菜单栏“格”式——“条件格式”——弹出“条件格式”对话框，在对话框中设定相应参数——确定三、常用函数的应用1、常用的函数求和：sumproduct、sumif查找：vlookup、index、match、indirect日期：today、year、month、day、date、edate、weekday文本：len、left、mid、right、find逻辑：if、and、or2、具体函数的应用1）、sumif——条件加总=sumif(判断

7、区域绝对引用,判断值,加总区域)2）、sumproduct——返回相应的数组或区域乘积的和=sumproduct(数组1、数组2、数组3、…)注：各数组的维数必须一样例：=sumproduct(A2:B4,C2:D4)两个数组的所有元素对应相乘，然后把乘积相加3）、vlookup=vlookup(A查找值，B查找区域，C查找值在查找区域中所在的列位数，D逻辑值)注：1）C中第一列一定是与A相对应查找的列2）D的逻辑值一般选04）、match：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置=match(判断值，判断区

8、域，判断类型）注：判断类型有1，0，-1（1—查找小于或等于判断值的最大数值<前提判断区域选按升序排序>；0—查找等于判断值的第一个数值<随机>；-1—查找大于或等于判断值的最小数值<前提判断区域选按降序排序>）5)、index:在给定的单元格区域中，返回特定行列交差处单元格的值或引用两种形式形式一、INDEX(查询