总帐子系统课件.ppt

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1、第三章总帐子系统主要内容：1.理解总帐系统的流程图2.掌握总帐子系统各模块的设计原理第一节总帐子系统一、总帐子系统（一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。（二）帐务处理子系统的特点1.规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法---复式记帐法。2.综合性强在整个会计信息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。3.控制要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使

2、用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。（三）总帐子系统的目标1.及时、准确地采集和输入各种凭证；2.高效、正确地完成记帐过程；3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表；4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享；5.辅助核算功能。二、手工帐务处理子系统处理流程（一）手工帐务处理数据流图分析1.科目汇总表核算形式原始凭证填制和审核记帐凭证记帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证登记日记帐日记帐登记明细帐编制科目汇总表科目汇总表登记总帐明细帐总帐月末处理编制报表报表2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企业。原

3、始凭证汇总原始凭证收款凭证付款凭证转帐凭证记帐凭证现金银行存款日记帐总分类帐明细帐会计报表原始凭证汇总原始凭证收款凭证付款凭证转帐凭证记帐凭证现金银行存款日记帐总分类帐明细帐会计报表付款凭证收款凭证转帐凭证汇总记帐凭证3.汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量，按科目间的对应关系进行汇总，但工作量大，适用于规模大业务多的企业。3.手工会计下帐务处理形式的缺陷①数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。②信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往要延迟一端时间才能编制报表。③准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转

4、抄错误和计算错误难以避免。④工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。二、计算机帐务处理数据流程（一）方案一1.流程图原始凭证记帐凭证机制凭证填制录入自动生成记帐凭证文件审核生成报表更新科目余额文件输出总帐总帐输出明细帐日记帐明细帐日记帐对帐单输入或接收对帐单文件银行对帐报表余额调节表2.数据库文件①记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证），用标记区别不同状态的凭证记录。②科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。③对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。

5、日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中挑选加工形成。（二）方案二1.流程图2.数据库文件①临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。②历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。③汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生额。③银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。④单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。原始凭证记帐凭证机制凭证填制录入临时凭证文件审核登记帐簿汇总文件历史凭证文件单位银行对帐文件

6、输出报表输出总帐输出明细帐日记帐报表总帐明细帐日记帐对帐单输入或接收对帐单文件银行对帐余额调节表自动传入（三）优缺点1.优点：数据无重复存储2.缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。（三）计算机与手工帐务处理流程的区别1.数据起点和终点不同：手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表；计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是帐簿和报表。2.数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。3.数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对

7、帐，计算机方式下无须对帐。5.会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料；而计算机方式下使用查询功能。6.改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式7.记帐的含义不同：手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。第二节系统模块设计与会计科目设计帐务处理子系统系统初始化凭证处理记帐结帐帐表输出银行对帐系统服务科目设置人员权限初始余额录入凭证类别其他设置制单审核汇总打印转帐生