科技档案整理工作流程.doc

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1、科技档案整理工作流程第一步：制定科技档案归档范围和保管期限表第二步：文件鉴定根据归档范围，将不属于归档范围的文件材料和重复文件清出；第三步：资料组卷1、根据文件材料的内容、重要程度将相同或相近的文件组成案卷针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷；科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷；成册、成套的科技文件宜保持其原有形态；通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷，其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号；底图以张或套

2、为保管单位进行整理；产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。2、对案卷内的文件按时间或相近的事由进行文件排列科技文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后，译文在前，原文在后；案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列，一般印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后，复文在前，来文在后；科研类案卷按课题可行性研究

3、立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列；建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。3、拟写案卷题名，确定案卷的保管期限,编制案卷封面案卷封面印制在卷盒正表面，包括案卷题名、立卷单

4、位、起止日期、保管期限、密级、档号等内容。案卷题名应简明准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等；立卷单位填写负责组卷部门或单位；起止日期填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字）；保管期限填写组卷时依照有关规定划定的保管期限；密级填写卷内科技文件的最高密级；档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。第四步：装订、卷内档案盖档号章、编页号1、档号章盖在文件首页的正上方，图纸的档号章盖在反面的空白处。 2、案卷内科技文件以件为

5、单位编写页号,以有效内容的页面为一页； 已有页号的文件可不再重新编写页号；卷内目录、卷内背考表不编写页号。3、永久和长期保存的档案应采用不锈钢订书针装订。第五步：编档号1、科技档案档号应按照分类方案进行编制，产品、基建、科研、设备类档案分别编制档号。2、一个项目的档案案卷排列，可按照项目的形成时间分阶段排列，并编制档号。3、档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确

6、定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。第六步：打印目录1、序号,依次标注卷内文件排列顺序。2、文件编号,填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。3、责任者,填写文件形成者或第一责任者。4、文件题名,填写文件全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。5、日期,填写文件形成的时间——年、月、日。6、页数,填写每份文件总页数。7、备注,可根据实际填写需注明的情况。8、在卷内目录的右上角打印档号。第七步：质检对打印的目录进行检查、校对，并改正错误。第八步：输出目录、装盒