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1、现代企业文档管理公司外部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、反馈各部门文件总经办办理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图企业文档状况初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留
2、存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业档案管理体系成熟度诊断企业文件的形成、积累与归档企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件
3、.文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:下达任务设计实施总结和后续工作文件企业生产活动周期Aab123下行文上行文平行文间接上下行文1、企业收发文登记制度序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表2、企业文件积累制度(针对自身所产生的文件)员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.常用立卷的方法:1.机构法,即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位.2.时间法,即将每一年的文件立一个案卷.1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法.适用于文书档案或管理性文件的
4、立卷.3.问题法,即将有关一个问题的文件立一个案卷.适用于部门内文件形成量较大的单位.4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷.5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷.6.项目法,即将同属于一个项目的文件立一个案卷.适用于小型科技项目.7.文种法,即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷.8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。3、文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作)制度核心归档时间:根据科技活动的特点,确定文件何时归档.技
5、术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.技术条件归档份数:根据归档文件的重要性和载体特性,确定原件与复制件的数量关系.利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜.责任保障员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.文件积累制度(针对自身所产生的文件)封面卷内目录归档文件备考表组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量.2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订)3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表.组织保管单元4、档案的整理与分类档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采
6、用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原则、三个要求、常用分类法、档号)分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类其他类ABCD1234类列类系常用的分类方法:职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.《企业档案管理规范》DA/T42–2009关于企业档案一级类目和二级类目的划分：1经营管理类1经营决策2生产经营计划3统计工作4财务管理5资产管理6物资管理
7、7产品销售8合同管理9信用管理10知识产权管理2生产管理类1生产调度2质量管理3能源管理4安全生产5科技管理6环境保护7计量工作8标准化工作9档案和信息工作3行政管理类1行政事务2安全保卫工作3法律事务4审计稽查工作5劳动人事与人力资源管理6教育培训工作7外事工作894党群管理类1党务工作2组织工作3宣传统战工作4纪检与监察工作5工会工作6共青团工作789105产品生产类1计划决策阶段2设计阶段3试制阶段4生产阶段5评优阶段6认证阶段789106科研开发类
