利用Excel进行固定资产核算的方案.doc

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1、利用Excel进行固定资产核算的方案目录：一、固定资产的编码2二、核算表格设置及操作3一）总体方案3二）“固定资产”表41、表格设置42、折旧计算公式63、操作注意事项9三）“固定资产减少”表91、表格设置92、操作过程10四）报表101、表格设置112、操作过程11五）日常操作12三、与财务软件的对比12四、总结13利用Excel进行固定资产核算的方案固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少，记账量不大，而计算比较繁琐。使用Excel以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。从技术上看，利用Excel进行固定资产核算并不复杂，但也有其特

2、点、难点。本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个Excel文件（工作簿），进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。该案例文件在Excel2002中调试通过。一、固定资产的编码在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。编码应当注意：1.划分类别时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。如果将可变属性列

3、入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。2.尽量简单。常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要9－12位左右。类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。其中，类别可细分为大类、中类、小类，占3－5位。添置年月占4位基本可以满足需要。流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3位即可。每部分不足位数的，用“0”补足。甚至也可以象大型ERP软件那样，直接用流水号作为编码，在Excel数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。但一般财务软件功能难以适应这种做法。3.每件资产都要

4、有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。因为购入时以上因素虽然一致，但今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。分别编码，才能分别跟踪每件资产。1.如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如ERP软件时，可以减少编码工作。2.减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。3.为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可

5、。由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。4.资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。5.编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。一、核算表格设置及操作一）总体方案固定资产核算的主要业务包括：增加、减少、折旧等。日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片），增加、减少、折旧都在这套账上进行。利用Excel处理，需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格

6、。其中，“固定资产”相当于固定资产明细账（卡片），记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。“固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。“报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。二）“固定资产”表1、表格设置如图1，设“固定资产”表，包括以下字段：列号字段名内容说明A行次记录的行次B编号固定资产编码C入账日期入账日期D入账凭证号入账的凭证号E名称固定资产名称F规格型号品牌、规格、型号等说明G物理类别按物理技术性质的大类（如计算

7、机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物）H用途生产经营用、非生产经营用I原值按会计制度入账的金额J残值率预计残值率K预计使用年限预计经济使用寿命L已提折旧月份计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提M每月折旧每月的平均折旧额N本月折旧当月计提的折旧额O累计折旧累计计提的折旧额P净值原值扣除累计折旧后的余额Q使用部门使用部门R存放地点存放地点S折旧科目计提折旧的费用归属科目T状态在用、出租等U备注补充说明资产的有关事项图1：固定资产图2：固定资产减少表中首列为“行次”，其作用是，由于经常需要进行排序等操作，打乱原数据排列顺序，按“行次

8、”排序就可以恢复原有顺序