高效office办公妙招.doc

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1、高效office办公妙招1.1、批量处理技巧—Word邮件合并在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已，如学校经常会遇到批量制作成绩单、准考证、录取通知书的情况。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、批量打印，可以满足不同的需求。2.2、长文档编辑技巧—Word样式所谓样式就是应用于文本的一系列字符格式和段落格式的组合体，利用它可以快速改变文本的外观。样式是书籍制作的核心，正确设置样式可以极大地提高工作效率！在书籍制作中，书籍中的许多文档对

2、象都必须使用相同的字体、段落、边框等格式进行统一设置，如文章标题、章节标题、正文内容等。如果你采用手工格式化操作的方式来对书籍中这些繁杂而又相同的文档对象进行重复操作的话，不仅非常麻烦，而且还很容易出错，导致文档对象格式的不一致。Word为我们提供了一种便利的操作方式，即利用“样式”对这些相同的文档对象进行统一设置，以后就可以在书籍文档中反复应用所设置的样式，从而极大地提高书籍文档的编辑排版效率。当需要在文档中应用样式时，只需执行一步操作就可应用一系列的格式化工作。在书籍制作中，标题的作用是相当重要的。读者通过醒目的标题文字可以很方便地了解文章内容的重点所在，标题样式更重要的作用还在于它是

3、建立书籍目录和索引的依据，是整个书籍制作的核心所在。3.3、避免用户输入无效数据—Excel数据有效性数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。4.4、轻松解决统计难题—Excel数据透视表和透视图如果你在平时的工作中面对一大堆分类数据统计时感觉无从下手，不妨学习一下数据透视表和透视图功能，一分钟即可轻松统计出想要的数据。