Access 数据库开发培训教程第9章.ppt

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1、第9课报表的创建及应用本课要点具体要求本课导读上机练习本课要点报表的结构报表的视图报表的创建报表的高级应用具体要求了解报表的结构和视图掌握创建报表的常用方法掌握报表中的计算掌握报表中的排序和分组掌握打印报表的方法本课导读Access中的报表对象是专门为打印而设计的特殊窗体，其功能非常强大，它可以打印输出用户选定的数据，包括图形数据；还可以对数值型字段进行各种计算，如对数值型字段求和、计算平均值及其他统计汇总；同时还可以对数据进行分组和排序，然后显示结果。9.1报表的创建报表主要用于打印数据，而窗体中的数据只能在窗口中显示，不能打印输出。除了输入数据外，窗体的其他特点都适应于报表

2、，报表还可以在窗体统计操作的基础上完成对数据的分组统计、分页统计以及全部记录统计。9.1报表的创建9.1.1知识讲解9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表9.1.1知识讲解本节首先介绍报表的结构和视图，然后详细介绍创建报表的方法。9.1.1知识讲解1.报表的结构2.报表的视图3.创建报表4.自定义报表1.报表的结构在Access中，报表是按节来设计的，不同的节处理数据的方式不同。报表的节可划分为报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚。2.报表的视图在Access中，报表包含以下4种视图。设计视图：通过设计视图可以创建报表，也可以更改已有的报表结构。布局视图：在布

3、局视图中可以完善现有的报表，在此不仅能够对报表的一些属性进行调整，而且还可以添加新的字段。打印预览视图：如果用户想查看报表的数据，可以通过打印预览视图来实现。用户还可以放大或缩小报表的显示模式。报表视图：报表设计完成后，可切换到报表视图来查看记录。用户也可以打印出报表视图。3.创建报表在Access中提供了多种创建报表的方法，可以通过空报表工具、简单报表工具、报表向导和报表设计等来创建报表。Access还提供了标签工具，可以方便地创建邮件地址、名片等标签报表。3.创建报表1）使用空报表工具创建报表2）使用简单报表工具创建报表3）使用报表向导创建报表4）使用报表设计创建报表5）使

4、用标签创建报表1）使用空报表工具创建报表空报表工具为用户提供了一种创建空报表的方法，用户可以根据需要在空报表中添加字段，也可以从其他表中添加可用字段。2）使用简单报表工具创建报表使用简单报表工具创建报表是最为方便快捷的方式，可以直接在现有表或是查询上生成报表。3）使用报表向导创建报表使用简单报表工具创建的标准化样式报表有时无法满足用户所需的报表布局和样式要求。而使用报表向导创建报表能够弥补这些缺陷，同时使用报表向导创建报表还可以指定数据排序方式和分组。4）使用报表设计创建报表报表向导和简单报表工具一般用于创建比较简单的报表，而报表设计往往用来创建较复杂和更具个性化的报表。用户也

5、可以通过报表设计视图对现有报表进行修改。5）使用标签创建报表在日常的工作和生活中，为了方便，往往需要对一些信息进行记录，如客户联系方式、日程安排等。Access中提供的标签报表可以实现这些功能。4.自定义报表用户根据专业化的需求需要对报表进行页面设置和页码设置。4.自定义报表1）报表的页面设置2）设置报表的页码1）报表的页面设置为了创建适合特定尺寸打印纸的报表，在进行报表设计时，需要对报表进行页面设置。打开报表的设计视图，单击【页面设置】选项卡【页面布局】组中的【页面设置】按钮，打开【页面设置】对话框，该对话框中有3个选项卡：【打印选项】选项卡、【页】选项卡和【列】选项卡。2）

6、设置报表的页码为了便于用户的阅读和管理，往往需要给报表添加页码。下面在【员工信息】报表中添加页码。9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表案例目标由于窗体中的数据不能打印，而有时又需要打印数据透视图窗体和数据透视表窗体，这时可以使用空报表工具来创建图表报表。本案例将使用空报表工具创建“成绩”图表报表。9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表操作思路：（1）创建【成绩】数据透视图窗体。（2）使用空报表工具创建一个空报表。（3）将导航窗口中的【成绩】窗体拖动到空报表的设计视图中。（4）调整报表设计视图中窗体的大小。（5）以“成绩”名称保存该图表报表。9.1.2典型案

7、例——使用空报表工具创建图表报表操作步骤请老师参照相关软件和书中的相关知识。9.1.2典型案例——使用空报表工具创建图表报表案例小结本案例详细介绍了如何使用空报表工具创建图表报表，首先必须创建【成绩】数据透视图窗体，然后将其拖动到空报表中。用户也可以使用该方法将创建好的数据透视表窗体拖动到空报表中来创建图表报表。9.2报表的应用报表的应用包括报表的计算，对报表中的数据进行排序、分组、统计汇总及报表的打印功能等。9.2报表的应用9.2.1知识讲解9.2.2典型案例——在报表中创建子报表9.2.