谈高校文秘工作职能转型中的“主动”意识.pdf

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1、Science&TechnologyVision科技视界科技·瓣·争鸣谈高校文秘工作职能转型中的“主动”意识高晨翔(西北大学公共管理学院，陕西西安710127)【摘要】文章以文秘工作的基本理论为基础，结合高校文秘工作的实际，指出了当前高校文秘工作产生的变化，提出了高校文秘工作在其职能转型中的“主动”意识，并分别从服务意识、信息意识、学习意识三个方面对主动意识进行了阐述。【关键词】高校；文秘工作；职能转型；主动意识DiscussionOftheinitiativeofSecretarialwork

2、’sFunctionTransitioninCollegesandUniversitiesGAOChen-xiang(SchoolofPublicManagement，NorthwestUniversity，Xi’anShaanxi710127，China)【Abstract]Thisarticlebasedonthefundamentaltheoryofsecretarialwork，combiningtherealityofsecretarialworkinCollegesandUniver

3、sities．IpointoutthechangeofmodernsecretarialworkinCollegesandUniversitiesandputforwardtheinitiativeofSecretarialwork’SfunctiontransitioninCollegesandUniversities．Iexpoundtheinitiativethroughthesenseofservice，thesenseofinformationandthesenseoflearning

4、．【Keywords]CollegesandUniversities；Secretarialwork；Functiontransition；Initiative0引言性、辅助性兼备且灵活多变的工作．而现代高校文秘工作人员一定是具备一定专业学科知识、满足学校教学科研辅助工作需求的复合型人办公室文秘工作在高校日常教学、行政、科研等活动中扮演着极才．这也是担任高校文秘工作者的基础要求．最重要的仍然是工作理为重要的角色，一个内部结构错综、院系科室众多的高等院校能否高念的转变．高校文秘工作人员必须具有“主

5、动”意识效有序地运转．除了领导班子在宏观层面的管理控制之外．还需要充2．1主动服务的工作意识分利用校机关以及各院系文秘工作人员的协调、参谋、安排等职能。文2．1．1服务于领导．协助领导完成工作任务秘工作人员对领导交付的各项各类工作的完成质量以及对日常工作文秘(秘书)人员是相对于领导或领导群体而产生的概念．这就决中事务性杂项工作的处理质量直接影响着一个高校的工作水平．有时定了其工作的中心在于领导或领导群体．是协助确保领导完成工作任甚至对学校某项工作的规划起着决定性作用．这一点在现代计算机网务的从业

6、人员“高校的工作千头万绪．文秘人员的参谋和服务质量的络化的办公环境下尤为凸显好坏一定程度上决定着领导决策的合理性”。[11高校中的领导大多都不1高校文秘工作产生的变化是单纯担任领导职位的行政管理者．而是肩负教学科研任务的综合性管理者，负责行政管理、教学管理与科研管理诸项任务的同时也需要1．1工作方式的转变兼顾个人的科学研究活动而此时存在于领导身边的文秘人员必须主随着办公自动化系统的推广，利用计算机技术产生、传递、处理信动承担起协助领导、为领导分担压力的任务。在El常工作方面，应悉心息已经成为文秘

7、工作人员必备的技能然而这种技能对于目前多变复掌握领导日常工作的活动规律．提前收集、准备好相关工作材料并细杂的文秘工作还只是基础．计算机硬件更新升级的速度远远无法与软致整理．“协助领导制定有关的教学方案．为领导提供信息，提出建议件开发的速度相提并论，目前用于信息处理、问题解决、组织学习的软与意见．当好参谋和助手”[21同时主动观察、勤思考．了解掌握学校有件系统层出不穷．而高等院校对有利于促进教学科研水平提升的软件关教学方面新的规章政策并及时向领导汇报．协助领导在不断变化的需求更为迫切．这要求文秘人

8、员必须不断学习掌握更多的软件操作方形势积极开展学校各项工作法来应对工作实际的变化．而不仅仅是靠曾经依赖的写作与沟通技2．1．2服务于师生．为办事者提供便利巧。文秘工作人员在特定环境下就是领导权威的承担者．尤其是教职1．2业务职能的转变工与学生来领导处办理相关事宜、请示汇报而领导公务繁忙无法接待在文秘工作的职能体系之中．业务性质的职能主要有文件管理时文秘人员就应当根据领导的嘱咐，暂时代替领导完成接待任务。无(包括撰写、修改、收发、处理文件等管理过程)、信息传播、组织沟通、论是直接办理事项还是稍后向