文件材料归档办法1

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1、浙江鑫同通信工程有限公司文件材料归档管理办法(试行)第一章总则第一条为规范公司文件材料的归档工作，完整、系统地保存档案，充分发挥档案的作用，更好地为企业各项工作服务。根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会关于《国有企业文件材料归档办法》（档发[2004]4号）和《私营集团档案管理办法》等有关法律法规规定，结合公司实际，制订本办法。第二条本办法所称归档文件材料，是指公司在经营和管理等工作和活动中直接形成的，对国家、社会及本单位有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。第三条各单位应

2、建立健全文件材料归档制度及归档责任追究制度，并将其纳入单位各项工作计划，纳入各部门和有关人员职责范围，同时制定相应的检查、控制及考核措施，不按要求归档的，应追究当事人和部门负责人的责任，以保证归档文件材料齐全、准确、系统。第四条任何部门和人员在职能活动中形成的属单位所有的各种载体的文件材料和实物，任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档，原则上应负责所形成文件材料积累、整理，应按要求定期向档案部门归档，由档案部门集中统一管理。第五条各单位应充分运用先进技术手段，实现文件材料归档的规范化、制度化、科学化管理，

3、并负责做好本单位及所属单位归档工作的监督、检查和指导工作。第二章归档范围第六条各单位在职能活动中形成的直接记述和反映本单位活动的，具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围(详见附件)。第七条归档文件材料来源：(一)上级单位或其他部门制发需要本单位贯彻执行的文件材料；(二)本单位内部形成的文件材料；(三)本单位所属单位应报本单位的文件材料；(四)本单位投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料；(五)本单位参与的合作单位（或项目）按要求应向本单位提交的文件材料；(六)对本单位有保存价值的其它外来文

4、件材料。第八条归档文件材料载体形式包括：纸质文件，电子文件（磁带、磁盘、光盘），录音、录像、照片（底片），实物及其它形式。第三章归档时间第九条各单位部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年6月30日前归档完毕。第十条业务项目、科研课题、基建项目和产品项目等文件材料，在其项目鉴定、竣工验收后三个月内将全套文件材料归档，周期长的项目可分阶段、分单项归档。第十一条建设项目配套购置的设备文件材料，应与建设工程（项目）全套文件材料一并归档；单独购置的设备仪器或引进项目设备仪器的文件材料，在开箱验收或接

5、收后即时登记，待安装、调试后归档。第十二条会计文件材料在年度终了后，由会计部门整理归档，在企业会计部门保管一年后，于第二年6月30日前向档案部门移交。第十三条单位负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时归档。第十四条电子文件应在办理完毕后可实时进行逻辑归档，物理归档应与纸质文件材料归档时间一致。第十五条磁带、磁盘、光盘、照片（底片）、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第十六条下列文件材料应随时归档：(一)应归档的零散文件材料；(二)变更、修改、补充的文件材

6、料；(三)基建项目、设备仪器的维修文件材料；(四)产品、设备更换的新零件、部件文件材料；(五)单位机构变动和员工调动、离职、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；(六)企业产权变动过程中形成的文件材料；(七)其它临时活动中形成的文件材料。第四章归档要求第十七条归档的文件材料应完整、准确、系统，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。第十八条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十九条归档的文件材料应是原件或具有凭证作用的文件材料。第二十条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；

7、无译文的文件要译出标题后归档。第二十一条多个单位联合发文，原件应由主办单位保存，其它单位保存副本；有合同、协议规定的，按其要求执行。第二十二条具有长期保存价值的电子文件,必须制成纸质文件与原电子文件一并归档,相互间建立准确、可靠的标识关系,归档的电子文件应按档案管理要求的格式，存储在符合保管期限要求的脱机载体上。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应在一年内完成物理归档。归档电子文件的收发登记表、机读目录和相关说明等应与相对应的电子文件一并归档。第二十三条会计、审计、纪检监察等文件材料归档，按国家有关档

8、案管理办法执行。第二十四条归档的文件材料应符合档案保管要求，不符合档案保管要求的文件材料应经修复或作其他技术处理后归档。第二十五条归档的文件材料应根据国家有关规定和电信企业查考利用价值的需要划定保管期限。保管期限分为长期、短期两种,长期为15年以上，短期为15年以下（含15年）。浙江省电信企业档案分类规则实施细则［浙邮局发(1999)第138号］中的E、F、G、H类档案保管期限的划定要根据工程、科研、产品、设备(项目)的大小和使用时间的长短