2009文件材料归档办法

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1、文件编号：LZ/GZ2009-02A/1页数：第7页共7页批准日期：2004-06-28生效日期：2004-06-281．目的为规范公司文件材料的归档工作，完整、系统保存公司档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》，制定本办法。2．归档范围归档的公司文件材料是指公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。归档范围、数量、时间、责任人、保管期限详见附表一。3．归档文

2、件材料的来源（1）公司内部形成的文件材料；（2）分公司和公司派出机构应报归档的文件材料；（3）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；（5）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；（6）公司执行、办理的外来文件材料。4．归档文件材料的载体纸质、光盘、磁带、照片(包括数码照片)及底片、实物等各种载体形式。5．归档时间（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（2）公司产品、非公司业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个

3、月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（5）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管两年后向档案部门移交。（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。7文件编号：LZ/GZ2009-02A/1页数：第7页共7页批准日期：2004-06-28生效日期：2004-06-28（1）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（2）下列文件材料应随

4、时归档：a.变更、修改、补充的文件材料；b.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；c.公司产权变动过程形成的文件材料；d.其他临时活动中形成的文件材料。公司各类文件的归档范围、数量、时间、责任人、及归档后的保管期限详见附表。2．归档要求（1）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。（2）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得随意更改。（3）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标

5、题后归档。（4）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（5）归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。（6）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（7）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。（8）各部门的专（兼）职档案

6、人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。（9）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。（10）签署要求：各级责任人必须按规定签署齐全。7文件编号：LZ/GZ2009-02A/1页数：第7页共7页批准日期：2004-06-28生效日期：2004-06-28（11）案卷封面的编制a)技术文件和图册案卷应按规定编制案卷封面；b)案卷题名，应简明、准确揭示卷内文

7、件的设计、研究对象和内容；c)案卷号，填写从档案馆领取的号码；d)编制单位，填写该文件的编制单位或部门；e)编制日期，填写编制文件的年、月或卷内文件编制的起止日期；f)国家秘密文件标志，填写按规定确定的国家秘密文件标志。不属于国家秘密的，不填写。（12）卷内目录的编制1)图纸案卷和说明书案卷中的附图（有底图并应归档的）均须编制卷内图纸目录。目录内各栏的填写内容、方法、要求如下：a.新图的填写内容、方法和要求：序号：用阿拉伯数字从1起由上而下依次填写。名称：依次填写封面、目录及图纸标题的全称。图号：依次填写封面上的案卷号、目录及图纸上的图号。修改

8、符号：填写该张图纸的修改版次号。自然张数：填写该图号的图纸张数，上下行数字相同时，下行应填数字，不得用省略符号。图幅：填写该图号的图纸折合A1图幅的张