文件材料归档办法例文

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1、XX公司文件档案管理办法根据公司“质量管理程序文件”的相关要求，为了加强文件规范性管理，提高办公效率，促进有效沟通。特制定本管理办法：一、本办法适用范围：1、公司内部形成的各类材料；2、上级单位来文及相关部门来文来函。二、公司内部文件形成程序：1、由各部门根据工作需要按一定格式起草文稿、相关部门负责人会签、定稿。经总经理批准后，按文件要求涉及所需的文件数量复印、发放。普通行文类文件加盖公章即可生效；2、凡以公司名义下发或向外单位发出的文件，须由拟稿人所在部门负责人签署意见后，报送总经理审批后方可印发。二、文件的登记、管理：1、公司的来往文件由综合部统一管理；2、公司起草的对外文件、函

2、、通告等应统一交由综合部进行登记、编号、发放、归档；对内文件由发文部门管理；3、上级（包括总公司）及相关单位的来文报综合部登记，由综合部分送有关领导和部门；4、文件由综合部负责登记、归档管理。未经主管领导批准或授权,不得查阅、影印。三、文件的传阅:1、对要求签批的公文，及时转呈有关领导，领导批示后，由综合部统一转办，处理。2、对需要在公司内部传阅的文件，各部门在文件处理单中"传阅签字"栏内签字，注明时间；若部门主要负责人外出，部门的工作人员则按分管领导的意见办理，但需要部门同志签字；传阅文件要及时；3、部门需要留存的文件，经综合部同意后自行复印。所有文件必须放在文件传阅夹内，于1个工

3、作日内交回综合部，若遇特殊情况，最迟于次日下午交回综合部，由综合部统一归档；4、对需急办事项的文件，若遇领导外出，应电话请示再先办理，签字手续后补。五、文件材料的归档：(—)归档要求：1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件；2、需要办理的文件应与办理结果一并归档；3、文件材料归档后不得更改；4、归档的文件材料一般为一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；(-)归档时限：1、需要办理的文件应在办理完毕后的第二年3月前归档；2、下列文件应随时归档：(1)变更、修改、补充的文件材料;（2）企业产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的

4、文件材料。（三）归档文件按其形成年度和形成单位分类。（四）归档文件的整理：1、归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（五）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（六）归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。（七）归档文件目录应装订成册并编制封面。六、对归档文件做好汇编工作，文件更新时，须收到新版本后，方能将旧版本废止或销毁。