项目档案管与整理.doc

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1、项目档案管理与整理一、项目档案的定义项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。我们可以从下面三个方面对这两个定义的进行理解：㈠项目档案是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文件材料。理解这一点，有助于对项目档案内容全面性的认识，指导我们工作中注意不要仅仅关注竣工部分的文件材料，有助于我们做好项目建设各个阶段文件材料的收集、积累工作。㈡项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，也就是说项目档案不是一堆良莠不齐、零散无序的项目文件，

2、而是经过鉴定、整理后形成的完整、准确、系统的档案。认识这一点有助于我们理解项目档案工作的主要内容。㈢项目档案包括文字、图表、声像等形式，认识这一点有助我们加强对纸质载体以外的其它项目档案的收集、整理、归档工作。二、项目档案管理的特殊性项目档案管理与其它种类的档案相比有着自己的特殊性，这就在于它不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作，参与建设的各方面存在一种互动的关系。三、建设单位的档案职责项目档案管理的特殊性决定了建设单位在项目档案管理工作中的重要位置。建设单位作为项目建设

3、的法人主体，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任和完成的工作，并给予积极的配合，才能保证整个建设项目档案工作的顺利进行。因此，建设单位有一个清楚的工作思路，是确保项目档案管理工作的顺利进行，确保项目档案的齐全、完整、准确的基础。上面我们已经就建设单位在项目档案管理的地位进行了论述，那作为建设单位该怎样理清工作思路呢？首先，就是明确自己的职责。㈠档案业务监督、指导职责⒈将项目档案工作纳入工程质

4、量行政领导人责任制，将项目文件的收集、管理纳入工程建设计划，纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。（即我们常说的“三纳入”）⒉建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系。这里所指的档案管理网络不仅仅是对建设单位内部而言，应该是由建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备安装单位等分管领导和档案人员构成的一个综合档案管理网络。⒊建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循。特别是制订档案分类方案、工程档案整理、编号标准。一个项目的建设大多需要几年甚至更长时间才能完成，其间不仅产生大量的项

5、目文件，管理人员也有可能发生变化，收集好这些项目文件只靠当时的几个人作保证是不行的，需要有一套完备的程序和规范才能持继地做好项目文件收集工作，因此完善的规章制度在项目档案中具有重要作用是不言而喻。其次，每个建设项目都有若干个参建单位，要保证项目档案整理的规范化，就需要有统一的档案整理标准，各项目建设单位应以《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》为依据，结合本项目特点和实际，尽早编制本项目档案的分类、编号、整理标准。（有些建设单位不能说领导不重视项目档案工作，但是由于没有经验，对参建单位的监督指导不到位，前期没有及时制订出统一的项目档案分类、编号、整理标准和采取有效的控制措施，随着各分部、

6、分项工程的逐步完工，参建单位交上来的档案五花八门，在临近整体项目竣工验收时，一些参建单位早已撤离，生米煮成熟饭，给带项目竣工验收和项目建设成生产、运行、管理工作带来了诸多不便，甚至造成损失。）⒋配备保证档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。⒌将项目档案管理纳入合同管理，在项目招投标和签订合同时，设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。⑴明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准在逐步完善的社会主义市场经济条件下，合同的作用至关重要，它是约束参建各方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。

7、新的建设管理体制也特别突出了合同制管理的重要性，《中华人民共和国合同法》规定：勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其它协作条款；施工合同的内容包括技术资料的交付等条款。1999年建设部、国家工商管理局颁布的《关于印发〈建设工程施工合同（示范文本）〉的通知》规定：工程具备竣工验收条件，承包人按国家工程竣工验收有关规定，向发包人提供完整竣工资料及竣工验收报告。双方约定由承包人提