档案的整理方法与步骤.doc

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1、科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下

2、按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。特别提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步组合1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同

3、一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多

4、少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。第三步案卷和卷内文件材料排列1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。62、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护

5、等排列。3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。6、有编号的图纸按图纸编号排列。第四步编号编号有两种方式：1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将

6、其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。序号：卷内科技文件材料的顺序。档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。一般各单位的科技档案不向档案馆移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为：S．1．2－3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”，类与案卷号间用“—”。）第五步编制卷内目录、备考表卷

7、内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。第六步装订装盒可采用装订和不装订两种形式：1、采用装订方式的，用档案部门统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。2、采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备

8、考表依次装入科技档案卷盒内保存。6特别提示：一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一。装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型，做到大小统一，并且标题栏露在右下角。破损的科技文件材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。第七步编制案卷封面、脊背案卷封面的编制：案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。特别提示：科技档案案卷题名“三要素”结构：科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文中名