档案管理的办公自动化应用研究.pdf

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1、AutomaticControl·自动化控制档案管理的办公自动化应用研究文／周婧、办公自动化中文件处理和档案管理直观于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需本文将对档案管理的自动化}地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所解决的问题。进行一定的探讨，证明实现档案f有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文3-3．1要保证电子档案载体物理上的安全管理的办公自动化能使档案信息I化，除了要在电脑上对其特征进行著录，利用通常情况下，电子档案以脱机的方式存更好的发挥功能和效益，更好地『数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进储到一定介质中，此时需要创设

2、一个适宜其保服务于相关单位和机构，是档案I行分类确定其内容特征标识，完成标引过程。护的环境，比如温湿度的控制；并保证避光、管理的需要。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。防变形的需求；远离有害气体等。．一．—．／这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的3-3-2要保证电子档案内容逻辑上的准确劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率电子档案的存储必须依赖一定的计算机和质量。硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展键词】办公自动化档案管理应用现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不2．3对档案保管条件要求更高仅要保护好电子档案，更重要的是对

3、电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进行办公自动化对档案管理和保管环境有很随着我国信息化的不断加强，档案管理高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在保存。过去管理的文书档案不断发展为当前的综3．3-3要对电子档案载体进行有效的检测与维2O士2℃，对相对湿度的要求在5O士5％；此5案，计算机及信息数字技术推动了办公自外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号护：的普及，办公自动化给档案管理带来巨大对于电子档案的检测与维护，一定要综顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手!利，我们可以随时进行调用的重要资源。合考虑技术、人员、环境、设备与

4、电子档案自直接触摸磁盘的裸露处，也不能弯折磁盘、用：，解决目前档案管理方面的问题，实现合身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。有效的办公自动化管理，己成为当前档案案和管理模式，以确保电子档案能更安全、更珀q重要部分。2．4对管理人员的素质要求更高可靠地进行保存与管理，能够长期处于可准确专统的档案管理存在的问题提供利用的状态。办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作。3．4电子档案的利用工作传统的档案管理的保存工作不容易做好，档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管档案资料

5、容易出现不同程度的遗失、由于相比于纸质档案，电子档案存在更便捷理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的文件档案需要长期保存，为了改善文件存的特性。但此特性是建立在电子档案所依赖的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和，环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，：灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量电子档案提供利用的方法有：提供拷贝、通信提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现：档保管费用。此外，由于认为翻阅而产生传输、直接利用等。代管理工作和科学技术发展的需求。}

6、和信息的遗失现象也市场发生，这会给相总之，随着科技的进步，计算机技术的位带来不同程度的损失。此外，由于档案3办公自动化往档案管理中的应用广泛使用，档案管理的办公自动化逐步变为一}反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，种发展趋势，我们也能清楚的得知办公自动化}就存在元件受损或者遗失的可能性，影响3．1电子档案的收集工作具有更多的优势，其能极大地改善传统档案管5案保管与利用管理工作的顺利进行。传统理的许多缺陷，查阅者能够更快速、更便捷的5案管理方式存储档案的数量极其有限，而在办公自动化中，电子档案管理过程的获取他们所需的资料，从而提高了查阅速度和

7、社会由于科技和文化的迅速发展，档案的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关工作效率。因此，在不久的将来，档案管理的和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开自动化势必会被更多的单位所利用，受到更多；息大量、频繁的产生时，则会使归档工作发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。工作者的青睐。叻口大，是管理工作的效率极大地降低。根3．2电子档案的整理工作}统档案管理存在的上述问题，我们可以清参考文献)看到传统的档案管理方式已不适合当今的电子文件的整理是指根据有关原则和方[1】尚文字．企业档案管理中存在的问题与

8、对，我们需要对传统的管理方式进行改革，法，把收集积累的电子文件进行分类处理。具策[J】．现代经济信息，2O13(11)：1O1．档案管理的办公自动化，这样才能更好的体到某一单位，