办公用品控制流程.doc

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1、办公用品控制流程为加强与完善办公用品的使用管理，有效降低采购成本，特制订本流程。第一部分办公消耗品一、适用范围：1、办公文具：各种文具用品、纸张、凭证纸、单据等；2、办公耗材：墨盒、墨粉、硒鼓等；3、办公配件：鼠标、键盘、内存、网卡等。具体内容细目参照《常富公司办公消耗品细目》二、职责权限：1、综合办公室负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。2、综合办负责制订、颁发《常富公司办公消耗品细目》（以下简称《细目》），并按市场情况和使用需求进行不定期修订。《细目》由公司财务部、综合办各存一份。《细目》属保密文档，不

2、得对外交流。3、各部门不得自行采购办公用品。所需办公用品须由部门按流程到公司综合办领取、发放。4、公司财务部负责发票的审核与结算工作。5、总经办负责对采购价格的审核工作。三、价格的确定、维护和传递执行1、公司综合办根据使用情况，对《细目》中的办公消耗品进行三家以上比价招标，每年一次。招标后的价格单由总经办进行审核，审核后作为采购的价格依据。2、非特殊情况不得采购《细目》外物品。对新增加的物品，公司综合办比价后认定价格并由总经办审核，公司综合办依据实际需要，不定期对《细目》进行修订。3、财务部审定发票时，必须依据《细目》中的价格进

3、行核对，执行价格与指导价格不符的不予入账。三、常用消耗品的采购、领用流程1、请购申报：每周五，各部门报请购申请并经副总以上人员审批交公司综合办。公司部综合办对各部门的请购申请根据实际情况进行审定、汇总并经总经办报批后采购。2、采购及入库：公司综合办根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即与五金库办理入库、由五金库做好台帐，并将《入库单》“送财务结算联”交公司财务部。3、领用及发放：各部门根据部门负责人核准的《领料单》，到五金库进行领取、发放，做好本部门领用发放台帐。4、结算：办公用品由公司综合办统一在公司财务结帐，每月结算一次。结

4、算需凭①综合办《入库单》“送货单位凭证联”②发放明细及备库明细③正式发票办公消耗品发放及备库明细（年月日——年月日）编号物品领用单位领用数量现有库存拟制：审核：四、非常用物品的请购、领用非常用物品包括：办公耗材、电脑配件、或者临时发生的、以及《细目》中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、公司综合办审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。办公耗材、电脑配件的领用必须以旧换新。五、仓储管理1、公司仓库设办公消耗品仓库。设兼职物资保管员。办公耗材、电脑配件等需保持一定数量的库存，以备不时之需。2.、所有采购物品必须办理入库。物

5、资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，综合办应会同网络管理人员共同验收。3、物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。4、公司综合办物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致，并形成盘点月报。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报公司财务部存档备案。第二部分办公设备一、使用范围办公：电脑、复印机、打印机、传真机、电话机等；二、职责权限：1、公司综合

6、办负责对供应商定点、定价的招标及采购工作。2、综合办与五金库负责物资的验收与保管工作。3、公司财务部负责发票的审核与结算工作及对采购价格的备案、稽查工作。4、总经办负责采购手续的审核。三、定价、定点、定品牌：1、目前台式电脑、笔记本电脑品牌统一定为牌，供应商统一定点为公司。复印机、传真机、打印机等由公司综合办会同总经办进行指定品牌和定点。2、每次采购由公司综合办负责与配套公司联系确定价格，并同时报公司财务部、总经办办进行备案存档及稽查，以便财务监督管理。四、办公设备的申购：1、各部门不得擅自另行采购办公设备。申请部门按审批流程填

7、写《计算机设备购置审批表》。电脑分为办公用电脑、研发用电脑、笔记本电脑三种档次，综合办每月公布各档次电脑配置清单。笔记本电脑、服务器的采购必须经总经理审批。2、公司综合办采购员应根据审批后的采购申请单，在规定时间段内各档次电脑的详细配置、价格，通知供应商进行采购，供应商按采购申请单上名称、规格型号、数量要求进行送货。五、入库和领用：1、物资送达后由公司综合办会同网管员共同验收办理入库手续。2、综合办打印设备标签，贴在设备合适处，设备标签须包括以下内容：①设备名称、②设备配置、③使用部门、④使用人。3、各申请部门领用电脑时，应填写

8、物资领料单，并注明物资的名称、规格型号、数量，并由部门领导审核，总经理批准后提交给公司综合办。公司综合办登记电脑设备档案。五金库凭物资领料单上注明“综合办已登记”，及主任签字，保管员核对后方能发货，同时通知综合办网管员安装调试。4、所有办公设备在以下部门需有台帐