高校教育基金会捐赠经费管理信息化的研究.doc

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1、高校教育基金会捐赠经费管理信息化的研究　　摘要：高校教育基金会筹集的社会捐款已成为高校重要的资金来源之一。捐赠收入作为高校基金会收入的主要来源，数额日益庞大，然而高校基金会在捐赠经费管理上却仍然是传统的“人工+Excel”管理模式。为了更好地对捐赠经费进行管理，我通过分析传统模式下高校基金会捐赠经费管理的现状及存在的问题，着力从信息化角度着眼来梳理捐赠经费管理的流程，并基于此提出改进捐赠经费管理的具体思路，为捐赠经费精细化管理提供指引和建议。　　关键词：信息化；高校教育基金会；捐赠经费；管理　　当今世界，信息技术创新日新月异，以数

2、字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。捐赠收入作为高校教育基金会收入的主要来源，数额日益庞大，比如2016年度我校教育基金会接收捐赠15.89亿元，然而在捐赠经费管理上却仍然停留在“人工+Excel”传统的管理模式上，存在信息传递和沟通不畅、重复劳动等问题。信息化的蓬勃发展为高校教育基金会捐赠经费精细化管理提供了很好的条件，如何利用信息化手段加强对捐赠经费的管理愈来愈值得我们探讨。　　一、传统模式下高校教育基金会捐赠经费管理的现状分析　　高校基金会通常对其收到的捐赠款项按照项目进行核算和管理。高校基金会的捐赠项目是指高校

3、基金会接受货币或实物捐赠所形成的具体项目。捐赠项目一般由基金会项目管理部门和财务部门共同管理，每个项目单独设立财务项目号核算，专款专用，并实行项目负责人制度。　　高校教育基金会捐赠经费管理以捐赠协议的签订为起点。由高校基金会签订的捐赠协议涉及到三方即高校基金会、院系、捐赠方。其中高校基金会为受赠方，其项目管理部为捐赠协议的归口管理部门；院系为捐赠款项的受益方，对捐赠经费的使用负直接责任；财务部门为捐赠收入入账和经费支出的审核部门，是捐赠收入的归口管理部门。传统模式下捐赠经费管理流程具体见图1。　　根据图1所示，捐赠经费管理主要涉及

4、到捐赠协议签订及管理、银行到款的管理及查询、捐赠收入的确认、捐赠票据的开具及领取、项目印鉴的备案等工作。捐赠经费管理主要涉及到院系、基金会项目管理部、�务部门三个部门。主要职能部门在捐赠经费管理中主要职责及分工如下。　　院系职责　　1.与捐赠方沟通、达成初步捐赠意愿，向基金会项目部递交捐赠协议初稿。　　2.与捐赠方沟通捐赠款项的汇出情况，向财务部门查询银行到账情况，必要时还需就到款信息与捐赠协议信息告知基金会项目部。　　3.从财务部门领取已经开具的捐赠票据，并邮寄给捐赠方。　　4.对新设捐赠项目，及时向财务部门履行项目印鉴备案手续

5、。　　5.按照协议约定捐赠用途，合理安排支出。　　基金会项目部职责　　1.审核、审批院系递交的捐赠协议初稿，签订正式的捐赠协议。　　2.捐赠款项到账后，匹配捐赠协议与银行到款，确定捐赠款项的财务入账项目号，把银行到款信息录入到相应的协议管理中。　　3.对新设立的捐赠项目向财务部门下达立项通知书，明确捐赠项目的性质、部门、负责人等信息。　　4.必要时向财务部门递交捐赠协议复印件。　　财务部门职责　　1.根据银行账户到款情况维护银行到款信息，录入Excel，并邮件给项目管理部。　　2.根据项目管理部反馈的入账信息认领银行到款，设立财务

6、项目号，开具捐赠票据。　　3.根据相关信息在账务系统制单，收入入账，计提项目执行费等，完成收入确认工作。　　4.通知院系项目负责人或经办人某一捐赠款项已入账和办理项目印鉴备案手续。　　5.审核项目支出是否与捐赠意愿相符、支出的合理性、合法性、合规性等。　　二、传统模式下高校教育基金会捐赠经费管理中存在的问题　　信息传递方式落后，信息失真及准确性差　　目前，高校教育基金会捐赠经费管理中的信息传递方式主要为在电话传递、面对面口头传递、纸质传递等传统传递方式。比较信息化的传递方式为邮件传递，而邮件传递也是需要人工操作。信息在传递过程中失

7、真现象严重，有时候确认一笔捐赠收入需要三方反复沟通，工作效率和效果欠佳。　　信息共享性差，容易造成重复劳动　　高校基金会捐赠经费管理涉及到多个业务环节，比如捐赠协议管理、银行到款管理、捐赠收入认领及确认、捐赠票据管理等，目前各个模块比较独立，仅实现了简单的信息共享，共享的信息不够系统和完整。　　捐赠项目收支管理与协议管理脱钩，缺乏动态监控机制　　因为财务部门在收入确认和支出审核时不能够实时查看相关的捐赠协议文本，项目支出存在与捐赠意愿不符的情形。财务部门的项目支出明细信息不能够及时反馈给项目管理部及院系以供动态监控和管理。　　三、

8、信息化模式下的高校基金会捐赠经费管理的流程梳理与改进　　基于以上分析，传统模式下的高校基金会捐赠经费管理模式已经不能适应高效精细化管理的需要，应该以信息化为手段对捐赠经费管理进行流程梳理，找到捐赠经费管理的关键业务控制点，通过系统间的数据的共享及传