试析人力资源档案管理存在的问题及策略.doc

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1、试析人力资源档案管理存在的问题及策略试析人力资源档案管理存在的问题及策略试析人力资源档案管理存在的问题及策略　　一、人力资源档案管理现状 　　1.企业单位不够重视 　　在一些企业单位中，企业只是注重这些人带给企业的利益，而不够注重对人事档案的管理。这种情况在现今中国企业中仍然存在，因为他们认为这是没有太大意义的，只要他们能够保证了自己员工的重要信息不被盗取，不流传出去被人利用就是成功的。但是也就是应为这种原因造成了人事管理部门经常疏忽档案管理，这就造成了一些问题的发生，严重时甚至影响到了企业发展问题。也是职员没有了个人信息安全保障，造成了工作不用

2、心的更严重的问题。 　　2.人力资源档案管理的硬件设施 　　人力资源档案管理质量不高的另一个原因，是人力资源档案管理的硬件设施不齐全。这些硬件包括档案馆和设备。但有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施对人力资源档案的管理名存实亡版期下去导致原始的纸质档案得不到有效的保护很可能出现虫蛀、霉变等现象计算机的管理更是不可能实现。 　　3.人事档案材料不完整、归档不及时 　　人事档案收存的是职工的履历、自传、鉴定、学习学历职称、政治历史等方面的有关材料，档案中的材料只有完整、齐全、规范，才能真实地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。归档的政审材

3、料中有未经组织审查核实和盖章。在收集历史久远的材料使用复印件归档时，却没有注明复印件的出处、时间、复制人，也没有并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章，无法保证复制材料的真实、有效。 　　二、人力资源档案管理策略 　　1.提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识 　　提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这

4、个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，不断地提高管理水平。 　　2.完善人力资源档案管理制度 　　要提高人力资源档案的管理水平，就要建立完善的人力资源档案管理制度需要在以下几方面得到加强。第一是要建立合理、科学的管理制度只有档案管理完善才能有效进行管理第二是要保证制度的简洁性这样才能发挥好档案的管理作用第三是要保证档案管理制度的双向性。制度是面对所有的人无论是职工还是对领导都要形成约束这样才能体现公平使人力资源档案管理工作得到完善；第四是制度的严肃性在人力资源档案管理过

5、程中要进行严格的奖惩这样才能将制度的权威性体现出来。 　　3.人力资源档案的数字化管理 　　首先要建设关于人力资源的虚拟信息通道，对于人力资源档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一，还要建立电子账号，实现信息共享。然后建设人力资源档案数据库，对于人力资源档案的信息可以通过工作人员录入方式形成电子文档并将重要的材料进行数字化处理。此外，建设人事档案信息网络服务平台，可以用于开展人才服务，发布人才供求信息等资源。 　　4.完善人事档案设备，实施规范整理 　　人事档案工作在员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查等方面起着重要作用，

6、更能有效的规避人事风险，同时，个人档案仅此一份，没有备份并不可再生，万一折损或缺失就无法补救，因此，保持人事档案的完整性和安全性就显得尤为重要。因此，在平时的工作时，要严格执行《人事档案工作条例》和《人事档案管理工作制度》等规章制度，并根据人事档案存放要求，管理好人事档案库房、阅档室和办公室，并做到三室分开。要加大人事档案资金投入，完善人事档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持库房内的温湿度，并每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对收集来的需要归档的材料，及时进行归档

7、。归档时严格按照《人事档案管理规范》和《档案归档制度》的有关规定，进行档案材料的鉴定和筛选，并把人事档案材料按属性进行归类、排列次序、编写目录、剪裁，最终装订成卷。档案材料要做到归类准确、手续齐全。作为档案管理人员，整理装订档案要做到：对属于入档的材料依据性质属性进行分类，分类清晰，便于以后工作的查找利用。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行修补、裱糊或压平。对于尺寸较大的材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下，进行剪裁或折叠；对过窄的材料，要根据档案规定尺寸进行加边扩充；对时间较久、较软的材料要在背面加页固定；对填写的材料中墨迹不太

8、清晰的或字迹为蓝色或红色的，要进行手工临描或加页复印；未入档的档案材料上存在的钉书订等金属物要进行拆除等，保证加工质量。对每类材料除四类