健全高校学生档案长效管理机制的探讨-论文.pdf

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1、第6期湖南人文科技学院学报No．62013年12月JournalofHunanUniversityfHumanities。ScienceandTechnologyDee．2013健全高校学生档案长效管理机制的探讨徐益，邹芳2(1．湖南人文科技学院档案馆，湖南娄底417000；2．长沙财经学校，湖南长沙410116)[摘要]高校学生档案管理普遍存在档案意识淡薄、“多头分散”管理及管理手段单一等问题，要通过转变观念、规范档案材料的收集整理以及推进学生档案管理的信息网络化建设等对策来加强高校学生档案管理。同时，建立健全高校学生档案的长效管理

2、机制特别需要注意组织建设、制度建设以及评估体系建设等问题。[关键词]学生档案；长效；管理机制；健全[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673—0712(2013)06—0137—03国家教育部、国家档案局高度重视高校的学档案管理工作漠不关心，未把档案工作放在应有生档案管理工作，为高校量身定制了《高等学校档的高度，更谈不上有长远的规划和全盘考虑。案管理办法》(以下简称《新办法》)。在《新办法》许多学生的档案意识薄弱，认为档案可有可中第一次提出“学生类”档案的概念，并将“学生无。有些学生急于就业或毕业后直接进入外企、类”档

3、案单独进行管理。这充分肯定了学生档案私企或做个体生意，对档案去向漠不关心，出现了的理论价值。在《新办法》中，国家教育部还强调许多“弃档”、“死档”现象，造成人档分离的局面。“各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案有的学生为跳槽的便利，长期将档案留存学校或工作纳入学校的整体发展规划之中”_1j，从而从法由本人保管，也不愿意把档案交人才交流中心。律和法规上将高校学生档案纳入国家、社会和学学生擅自拆封档案而导致用人单位拒收等情况也校管理的范畴，这体现了高校学生档案工作的重时有发生。要性和社会性，明确了学生档案管理工作是高校(二)档案呈“

4、多头分散”管理[档案管理工作的不可或缺的组成部分。目前，我国高校学生档案归口管理的部门五但是，长期以来，由于传统思想和错误观念的花八门，如档案馆或组织部、人事部、学生工作处、影响，人们对学生档案工作在认识上存在着不少招生就业处或者各个院、系等。其共同点是无专误区，学生档案管理未得到应有的重视，致使高校人专管，大多都由兼职档案员、教务秘书、招生就学生档案的管理发展缓慢。基于此，探索高校学业专干或者办公室人员兼管。学生档案管理多是生档案管理模式，建立健全学生档案管理的长效临时抽调学生帮助完成。由于归口不同部门，没机制成为迫切需要解决的问题

5、。有集中统一管理，也没有统一的规范、制度可循，一高校学生档案管理存在的问题使得各个部门各行其政、管理混乱。(一)档案意识普遍淡薄(三)档案收集内容简单一些高校对学生档案工作的重要性缺乏认针对学生档案材料的收集内容从国家到省、识，认为学生档案工作只是一项附助性、临时性、市乃至各个高校都没有出台任何指令性文件，所突击性工作，搞好搞坏无关学校大局。从领导层以学生档案的收集内容一般是凭经验或者沿用传到职能部门都存在着严重的短视观念，对档案和统习惯进行收集，存在很大的随意性。尤其是高[收稿日期]2013—11—20．[作者简介]徐益(1963一

6、)，女，吉林延吉人，湖南人文科技学院档案馆研究馆员，硕士，研究方向：信息资源建设与服务。湖南人文科技学院学报总第135期中档案，大多省市仅有高考录取表、高中、高考成的积极性和主观能动性，推动档案管理模式的创绩，至于个人信息、学期评语、素质拓展、奖惩、参新，建立健全学生档案长效管理机制。加活动以及诚信方面等材料均不在收集之列，根(二)大力开发档案信息资源本无法客观地反映学生的全貌。《高等学校档案管理办法》的颁布为高校档案(四)材料收集滞后信息资源的开发指明了方向。可以以市场需求为学生档案材料散见于各个部门，来源广泛。导向_3J，围绕学生

7、个性开发和素质拓展两个中心，如学习成绩单、学位申请表、实习材料和教师资格扩大档案的收集内容和范围，在档案收集工作中申请表等归口教务部门管理；毕业生登记表、奖惩不仅应完整收集常规材料，还应与时俱进，适时增材料则来源于学生工作处；而党、团材料等又分属加如反映“三下乡”、勤工俭学等社会实践的材料，于组织部和团委；体检表则产生于医务部门。且反映考试、助贷等方面的诚信材料，以及有关心理收集的时间跨度大，给档案收集工作带来极大的健康教育、培训和过级、技能测评等特色档案信不便。加之来源单位方方面面的原因，很难或无息，使档案能真实、客观地反映学生的全

8、貌，全方法按时移交档案部门，致使档案收集、整理工作滞位地满足用户的需求。同时，要注重挖掘档案信后，直接影响毕业生档案整理、转递工作的正常进息，通过信息分析，提炼开发档案的应用信息。行。有些部门甚至因档案材料管理不严或无专