印鉴使用管理.doc

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1、印鉴使用管理第一条总则一、目的：为加强集团各类印章的管理，保证集团各类印章的保管和使用安全，确保集团权益不受损失，提高工作效率，特制定本制度。二、说明：1．本制度规定了集团各集团印章的制作、启用、使用、变更、作废、归档等管理内容，本制度适用于集团各集团印章的管理。2．本制度所指印章包括集团各集团公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人代表名章、施工专用章等具有法律效力的名章等。三、适用范围：本制度适用于对以上印章的管理和使用。第二条职责1．人力资源部是集团印章的管理部门，负责印章的归口管理工作，并监督印章的保管和使用。2．各印章管理划分:1)公章由人力资源部和财务

2、部保管（人力资源部保管、双方共同监管）；2)合同专用章由采购部、财务部保管（采购部保管、双方共同监管）；3)财务专用章、发票专用章、法人代表名章由财务部保管；4)施工专用章由房地产财务部保管。3．各印章管理部门须分别设专人管理印章，由各部门负责人指定的职员为印章保管员。印章保管员负责印章的保管和使用登记，负责监督用印人、用印事项的真实性、安全性。4．所有印章保管员必须签订《印章保管员承诺书》，并按手印。五、印章的制作启用1．集团登记成立时，人力资源部负责到公安局指定地点刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章并进行备案，印章领取时，须由人力资源部、财务部印章管理人员

3、共同领取并封入密码箱。2．集团需要新增合同专用章、财务专用章、发票专用章印章时，由人力资源部负责办理相关增加印章的手续，印章领取时手续同第五项第1条方式。3．施工专用章、检验专用章等集团内部章，集团内部各级部门、单位需要制作印章时，由部门、所在单位提出书面申请，经分管副总经理（总监）和总经理批准后，由人力资源部负责到指定地点刻制。4．印章刻制取回后，需填写《印章跟踪管理记录表》办理入档手续。5．印章（公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章除外）在启用前，要由人力资源部在集团相关范围内发布启用通知，公示启用时间、印模，方能代表集团工作事务的合法性（此前已合法启用的除外）

4、；对于集团用于对外事务的印章如施工专用章、检验专用章，还需要向与集团有业务关系的外单位发函通知，同时抄报企业主管部门用为公示。6．公示文件作为对外业务所需证明印章启用或变更的材料，特殊情况由企业主管部门出具证明材料，以上两种材料都具法律效力。7．本集团任何部门在启用印章前，均须到集团人力资源部办理领取手续，接受相应的责权告知，并签定《印章跟踪管理记录表》和《印章保管员承诺书》，人力资源部存档备案。六、印章的保管1．人力资源部建立印章跟踪记录制度，填写《印章跟踪管理记录表》。2．未经权限人员批准，任何人不得将所保管的印章（仅限公章、合同专用章）带出办公室，不得委托他人保管

5、。3．两个部门共同保管印章的，必须用密码箱保管，设置双重密码，且密码箱打开后，印章保管员需将密码打乱再使用印章，严禁将密码外泄。4．一个部门保管印章的，印章必须保存在安全的地方，必须做到专柜保管且上锁。5．如印章保管人员出差、休假等，需将印章转交他人保管时，两个部门共同保管的印章，由保管人直接上级领导批准，原保管人将密码箱打开，由上级领导指定的临时保管人员更换密码，填写好《印章交接记录》，原保管人回来，交接同上；一个部门管理印章的，由保管人直接上级领导批准，将印章交接给上级领导指定的临时保管人员，填写好《印章交接记录》，于次月1日交集团人力资源部经理处审核备案，如遇公休

6、，则顺延。6．如因工作需要，需将印章（仅限公章、合同专用章）带出办公室，必须在《印章使用审批单》上注明带章外出，经总经理批准后由印章管理人员或监印人员陪同办理外出用印。需盖印章的资料经印章管理人员或监印人员审核后亲自加盖印章。7．印章保管人须设《印章使用登记簿》(公章、合同专用章、施工专用章、财务专用章)，按照印章使用管理要求分别登记管理。七、印章的效力范围1．企业公章：对外、内发放公文、红头文件；对外提交集团授权书、介绍信、证明；对外提交报表、申请、文书等资料；签订合同（购销、经销合同除外）等。2．合同专用章：签订经销、购销合同。3．财务专用章、法人代表名章：用于开具

7、收据（发票）、支票、银行印鉴、对外报表。4．发票专用章：仅用于开具发票加盖印章。5．施工专用章：按施工相关制度使用。八、印章的审批和使用1．用印审批1)公章、合同专用章：用印人必须填写《印章使用审批单》，依次经部门负责人、分管副总经理（总监）审核、总经理签字批准。签订合同必须经分管副总经理（总监）和财务副总经理审核、总经理签字批准。2）施工专用章：用印人必须填写《印章使用审批单》，依次经部门负责人、项目经理签字批准。3）财务专用章：用印人（上报报表、加盖支票、发票、收据除外）必须填写《印章使用审批单》，依次经部门负责人、分管领导签字批准。