商务档案管理的重点及难点分析.pdf

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1、兰台纵横事业心和责任感，努力做好商务档案的保管工作。首先，以商务档案管理的预防为主，防忠于未然。商务档案的损毁大多是一个渐变的过程。做好商务档案保管工作，随时注意发现各种不利因素，重点及难点分析将可能出现的档案损毁消灭在萌芽状态。其次，分析损毁原因，掌握损毁规律。商务档案的损毁，一般是由人为因素或自然因素造成的。必须找出造成特定商务档案损毁的主要原文／潘志芸张华因，有针对性地堵塞漏洞，加强防范。再次，采用先进技术商务档案是微观经济主体在各种商务活动过程中直接形手段，提高保管工作水平。商务档案管理人员要主动吸取各成的具有保存价值的各种形式的原始记录

2、，是各级各类商业种新技术成果。不断提高商务档案保护的水平，最大限度地企业商务活动的基础信息资源。随着改革开放的深入和社会延长商务档案的寿命。最后，健全档案保管制度。为确保商经济的发展，各种商务活动越来越频繁，并且在商务活动中务档案的完整、系统与安全，在商务档案保管工作中，应建形成了大量种类繁多的档案资料。这些档案资料，是商务活立各项行之有效的规章制度，并在实际工作中予以贯彻执行。动的基础材料，是商务活动最直接、最真实的记录，是反映要根据工作建立相应的工作制度：定期检查制度、保密制度、商务活动全过程的重要依据，对商务活动和社会经济的发展，借阅利用制

3、度和工作责任制度。具有重要的指导和借鉴作用，必须强化管理。商务档案的库房保管环境商务档案工作的基本要求商务档案的保管环境应具备延长档案保管寿命的最佳温商务档案工作是一项专门性的业务，是商务活动日常工湿度、无虫害、无污染、少光照、无灰尘等基本条件。一是温、作的一部分。其基本要求如下：湿度控制。商务档案库房必须具有适宜的温度、湿度。温度第一，维护档案的完整与安全。所谓完整，从数量上说，过高、过低与湿度过大、过小，均会造成对档案的直接损坏。要保证存档的文件齐全；从质量上说，要保证文件之间的有因此，库房的温度、湿度一定要经常监测，使其保持在一定机联系，不

4、能人为地割裂分散、零乱堆砌。所谓安全，一方范围内。据有关标准推荐，比较理想的温度是14℃—24℃，面要防止被盗窃和破坏，防止失密、泄密。另一方面，要最相对湿度是45％---60％。二是洁净、避免光照。灰尘、光照对大限度的延长档案寿命，避免或减少对档案的人为和自然的商务档案有着直接的破坏作用。防尘、防光是档案库房的必损害，保证档案管理的物质安全。第二，便于利用。为了便要防护措施。除在建造库房时，应选择远离污染源的洁净环于使用，要做到档案编排科学有序、目录齐全、取放方便，境外，还应注意库房的密封性，延长档案的保管寿命。三是随时都可以顺利地检索调取。第

5、三，加强档案管理。商务秘减少火灾和虫害隐患。火灾和虫害是破坏商务档案的直接因书要树立档案意识，遵循档案管理的原则及有关管理制度规素，但可以采取措施予以避免，因此“预防为主”应是库房定，协助本单位制定和完善档案制度，制定比较稳定的档案管理的主导思想。应加强对电源和火炉的管理，保持库房清洁，管理方案，加强档案的管理工作。并配备必要的杀虫剂。档案文件收集工作中要注意的问题商务档案利用必须坚持树立保密意识档案文件收集工作中要注意以下问题：第一，收集各种商务档案利用做到效益化、法制化。为经济发展和维护载体的文件材料。既要有纸质文件，又要有照片、录音带、市场

6、主体利益服务是做好商务档案工作的根本出发点和落脚录像带、计算机盘片等其他载体的文件资料。第二，保证文点。只有搞好服务，才能充分实现档案和档案工作的经济效件的齐全完整。第三，加强“帐外”文件和业务文件的收集益和社会效益。档案人员必须牢固树立服务意识，明确服务归档。第四，移交档案要签字、备份。文书处理部门或业务是档案工作的根本宗旨。必须深入开发室藏档案信息，必须部门向档案管理系统移交档案时，交接双方要履行签字手续，跟踪中心工作、热点工作、重点工作开展跟踪服务，必须围以作凭证。签字前，要根据移交目录认真进行清点。清点核绕商户需求提供优质服务。但在新形势

7、下，商务档案往往涉对无误后，交接双方履行签字盖章手续，经签名盖章的文件及国家、企业和个人商业机密。在商务档案利用服务中必须目录由双方各保存一份备查。严格遵守和履行相关程序和手续，严格贯彻《档案法》、《保商务档案保管的要求密法》以及相关的法律法规，确保商务档案利用的信息安全商务档案保管是保护商务档案资源的重要手段，是商务和实体安全，使商务档案管理利用在法制的轨道上健康发展。档案开发利用的必要前提。商务档案管理人员应树立高度的(作者单位：长白县档案局中国国际贸易促进会白山支会)5o