无纸化档案管理的思考.doc

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1、无纸化档案管理的思考摘要：随着计算机的广泛应用和普及，无纸化办公和电子档案管理以它节能降耗、操作方便、传递快捷、存储空间小、多表现形式、复制不易丢失和信息资源共亨等优点将越来越多的被机关、单位、个人所应用。尽管现在还不能完全实现无纸化办公和无纸化档案管理，但是随着社会的进步和信息化时代的发展，纸质办公和无纸化办公的比例将会越来越小。关键词：无纸化电子化档案管理屮图分类号：文献标识码：A文章编号:1003-9082(2014)05-0039-01无纸化档案管理，是指利用现代化的网络电子技术进行档案整理和管理。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行档案

2、业务以及事务处理。有些单位和团体从二十世纪末就计划并开始实施无纸化办公。无纸办公，即不用纸张而办公。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本无纸化办公本的要素。尽管未来几十年之内还不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和发送，所以未来将会使我们越来越走向无纸化办公，无纸化的档案管理也相应提高和普及。一、电子档案的优点有些事物它Z所以存在就是在等待被更新或代替。在办公自动化和现代化的网络电子技术普及的今天，无纸化办公将逐渐取代和覆盖有纸化办公，这是社会进步必然的趋势。电子档案可以弥补纸质档案的很多方而的缺点，易学易用、具有一般计

3、算机水平的工作人员便可以利用电子设备轻松进行档案的收集、整理、统计、归类、编号和存档。这一切只要一个小小的移动硬盘就可以完成。它的优点是：节能降耗、一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的宝贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节,节省办公成本，提高办公效率。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数宁，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。据市场分析家报告指出、纸张的用量，每年增长率是6%—7%,真是难以置信。所以电子档案不仅节能环保而且传送速度快、优化管理流程，甚至连个人或领导的签名都可

4、以在网上完成。电子档案材料收集方便、全面、而且具备原始的声音和动画，根据需要可第一时间发送，体积小、基本无重量、对存放的条件要求适中。二、资源共享随着无纸化办公在档案建设管理中的应用和普及对有些档案资源的电子档案整合后在网络情况下实现档案内部资源共享。一是建立档案内部的局域网。在全国范围内、建立和逐步完善系统内档案局域网，实现全国联网构建全国档案信息平台。二是打破单一格局横向发展实现信息资源共享。打破档案、图书、情报等有关信息部门各自为阵的局面，把各企事业单位系统信息加以整合,实现档案、情报、图书等一体化系统管理，建立一个完整的档案信息系统。三是建立信息网络服务中心。随着

5、档案内部信息网的建立和完善，档案部门应充分利用各部门内部的网站和自己制作的网页积极收发相关信息和数据，以便服务广大用户，达到资源共享的目的。四是建立自动化网络信息接收系统，实行统一标准的电子软件,以便及时口动接收和发送最新的相关信息。三、完善管理制度当然，无纸化档案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如说，容易被修改、对温度也有一定的要求，还有木马病毒的侵入等，所以建立严格的管理制度是非常重要的。1•为了加强系统单位电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好的为系统单位发展和实施资源共享服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本系统单位

6、的实际，特制定如下规定。2.建立健全电子文件的管理体制和工作职责2.1电子文件是本系统单位开设的一种独立的档案门类和载体，应加强领导和监管。电子文件从形式到归档由本单位档案部门负责。2.2电子文件应按制度严格耍求，妥善保管，确保文件不丢失、不损毁、不失真，从而保证电了文件的完整、真实和有效的利用。2.3电子文件一定要实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门相兼容的计算机软件和系统，使归档的电子文件能有效的识别和口动收发。3.电子档案归档方式3.1档案部门根据要求，在应归档的电子文件产生时打上相应的标记,把经办过程屮的情况记录在相应的文件屮；办理完毕的电子文件应在规定期限内

7、处理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要的著录项冃，编制机读记录和要存放载体的编号。3・2归档的电子文件耍编制简耍检索工具，英基本著录项目为：序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案管理著录规则的基木耍求。2.电子文件的移交与保管4.1电子文件在每年定期将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时要做到数据完整、内容准确、安全利用、编冃规范、账冃一致、手续清楚、移交清单根据需要一式多份，交接双方签字后各执一份。4.2单位档案室