谈无纸化档案管理.pdf

《谈无纸化档案管理.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、谈无纸化档案管理口王爱杰(锦州市中医医院，辽宁锦州121013)懿摘要：随着科学技术的飞鞴芝出新的课题，同时也给档案管虢认识。盏敝。关键译：蠢签丝。档案+，速发展，加速了办公无纸化的进程。这为档案管理工作，随着科学技术的飞速发展，信息化时代已经到来，加速了办公无纸化的进程。这为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也给档案管理工作带来新的挑战。本文仅就无纸化档案管理谈谈粗浅认识。1．无纸化办公和办公自动化无纸化办公既办公自动化系统，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，计算机、应用软件、通信网络是三个最基

2、本的要素。办公自动化的处理范围广泛，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理人事管理等等，都可以归纳到之内。“无纸化”档案一电子文件与”纸质”档案并存导致的”双套制”管理，势必给我们带来新的课题，因为涉及到档案的收集、整理、管理和利用问题2．档案收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件收集就是集中。要把处于分散流动状态的档案集中起来。收集的档案要齐全完整、结构合理、符合质量标准，注意研究和掌握档案形成规律和发挥作用的规律，既要防止把未办理完毕的文件过早的集中起来，又要防止忽视整体的需要，把应该集中的的档案当作”小家底”据为自有。要从大局出发，既保证档案

3、的完整．又不影响现行的工作。收集现代科学技术的存档材料必须按照正规程序起草签发，(包括拟稿、主送抄送单位、签发标题、文号、保密等级、缓急时限等)。对陆续出现的照片，录音带、录象带、计算机软盘、光盘的内容要一～核实、查验、分类存档。档案的整理必须便于保管和使用，要将处于零乱状态和需要条理化的档案进行基本的分类组合、排列和篇目，使之系统起来的工作。整理的内容包括：全宗的区分与排列、全宗内档案分类、组卷、案卷与编号、案卷目录的编制等。3．电子文件归档较纸质档案复杂电子文件的归档工作比纸质档案更为复杂，在参照国家档案局《机关文件材料归档范围》规定的同时，必须结合电子文件的特点进行。对电子文件的鉴定

4、应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。电子文件对于计算机系统具有依赖性，因此，产生文件的支持软件及文档、表达文件内容的基本格式及有关元数据都属于归档范围。电子文件对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，并将草稿、定稿一起归档。4．做好管理工作是档案利用的前提传统的档案管理，如同竹简和纸张前者是坚固、耐磨，不易受环境湿度和温度的影响，但是体积大，存储信息量小，不便传递。随着造作纸技术的提高，纸质取代了竹简。当今科学技术的发展，“无纸化”(磁带和光盘)大有取代纸质的趋势。纸张和光盘比较，后者具有存储信息量大、占用空间小、传递速度快的特点。作为档案，需要

5、解决保管条件和保管期限问题，尽管“无纸”档案的管理投资小。节省人力和物力，但是也要科学的、规范的去管理。4．1不能用圆珠笔或铅笔在软盘上直接书写，如需加标记，应先将标签内容填好，然后贴到封套上去。严禁用橡皮筋、绳子、夹子来捆夹软盘，以免造成封套或软盘介质损坏、变形。软盘(磁带)在使用和传递时，要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。4．2控制好温湿度，防止高温、高湿以及低温、低湿对软盘(磁带)的影响。防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过±3"C，相对湿度变化不得超过±5％。在使用过程中温度、湿度相差较大时，要在环境中平衡后才能使用。4．3严禁折弯盘片和触摸盘片裸露表面。折弯盘片会损坏盘

6、基和磁性涂层：触’摸盘片会擦伤介质表面，如留下了指纹，会因粘上灰尘使其发霉，导致数据存储出错。一旦磁盘(磁带)发霉，绝对禁止使用，以防损伤磁头：要用干净药棉蘸高纯度酒精洗干净、干燥后才可使用。4．4防止外磁场的影响。软盘(磁带)在保存和使用过程中要确保不受外磁场的破坏，一定要远离强磁场：库房建筑最好是由抗磁性材料制成的围护结构，磁性载体应存放于抗磁性的框架内，使保存软盘(磁带)周围环境的杂散磁场强度低于}集，、斯特；珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。另外，．还要防止静电作用而引起磁性载体的数据信息丢失。保存过程中，应定期复制．在正常保存条件下，软盘(磁带)可每lO年复制一次5．档案管理的最

7、终目的是利用利用好档案，档案检索则发挥着指引和向导的作用。一般文书档案是以年代一机构一事项排列的，科技档案是按项目一专业一线路等分类排列的。随着无纸化的普及，磁带和光盘越来越多，要做好编目工作。主要包括：编号、收到日期、内容、录制单位、地点、技术状况(消磁情况模版质量)等。由于纸质与磁性材料的保管条件不同，存放一起不利于长久保存，再者磁带和光盘的保管的目的也是为了利用更方便，所以无纸档案应该有专用柜(库)里分类存放，一份