工程项目档案管理作业指引书.doc

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1、工程项目档案管理作业指引书一．总则：1.为加强工程项目档案的规范化管理，统一建设单位保存的工程项目档案归档整理工作标准，使工程项目档案真实、有效、完整和齐全，以便能够更好地在实际工作中发挥其应有效用，同时可以更好地规避建设单位主体责任，制订本作业指引。2.本指引依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）、市地方标准《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）和《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）以及上级单位所发文件编制。3.本指引适用于控股公司本部及北京地区各房地产类公司和各项目部关于工程项目档案的管理。其

2、它各外地区域的房地产类子公司和各项目部将在更换符合其所在地区标准的工程档案归档清单后按此指引书进行管理。二．基本要求：1.工程项目档案的管理工作应与工程建设同步进行，每完成一个阶段即收集、整理、归档一个阶段的档案资料；工程竣工验收时，要提交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之一。2.在工程开始建设之前，建设单位应在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程档案文件的明细、套数、质量、移交时间等提出明确要求。3.工程项目开始建设时，负责工程档案组卷归档的各方应依据建设方的《工程项目档案应归档明细清单》编制出本次工程项目所涉及到的预归档文件清单，并报

3、档案室及项目部备案。4.在工程项目结束后，进行工程费用结算前，各项目部资料员与各子公司档案室人员应进行工程项目档案预验收工作，预验收合格的方可进行工程费用结算。5.勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。6.建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。7.控股公司本部档案室负责对各项目部/子公司的工程档案资料整理归档工作进行指导、监督和检查。三．工程项目档案归档范围及质量要求：1.对于工程建设有关的重

4、要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2.各项目部/子公司工程项目档案的归档范围必须符合《工程项目档案应归档文件明细清单》（按各地区标准编制）的要求。（详见附录A）3.所有应归档的工程项目档案均需原件一份，因特殊原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间。4.归档的工程项目档案应字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印、手工签名的方式。5.工程档案的编制与组卷原则：5.1工程项目档案组卷应首先按建设项目单位工程组卷。5.2工程项目档案资

5、料应按照不同整理单位及档案类别，分为基建文件、监理资料、施工资料、合同、结（预）算资料、招投标文件、竣工图等。5.3监理资料、施工资料以卷为单位，按照封面、目录、资料部分、备考表和封底的顺序组卷，以三孔一线或胶装的方式装订成册。5.4基建文件、招投标文件以件为单位，按文件自然形成的顺序或是时间顺序进行排列。5.5工程项目合同按已规定好的合同类别进行分类，同类别项下按时间顺序排列；每册合同装订的厚度最厚不得超过75mm，如超厚分下、下册装订。5.6结（预）算资料按各工程结算项目分别装订成册，每册必须含有封面、目录、结算审批单等。5.7竣工图按专业分别组卷，每卷内图纸以件为单位，按每专业图纸目

6、录顺序排列；图纸按国家标准规定折叠成A4幅面大小；所有竣工图纸必须每张均加盖竣工图章。5.8应归档保存的工程项目档案按工程管理与验收资料、每一分部工程（专业）的施工技术资料分别组卷。5.9建筑工程可分为九个分部工程：地基与基础；主体结构；建筑装饰装修；建筑屋面；建筑给水、排水及采暖；建筑电气；智能建筑；通风与空调；电梯等。（详见附录B）5.10对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应分别单独组卷；如钢结构、幕墙、火灾报警及消防联动系统等。（详见附录C）5.11卷内文件文字材料的排列应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并

7、按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.12图纸按专业排列，同专业图纸按图纸目录和图号顺序排列。5.13文字资料和图纸原则上不能混装，需分开组卷。如确需混装的，文字资料排前，图纸排后。5.14工程项目竣工档案应编制案卷目录，案卷目录名称应同时标注工程项目竣工后使用名称和建设过程中名称。6.工程档案的归档与移交6.1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。6.2归档的文件必须经过分类整理