项目档案管理作业指引

《项目档案管理作业指引》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、上海万科房地产有限公司ShanghaiVankeRealEstateCo.,LTD.项目档案管理作业指引编号：SHVK-WI-PR20版号：C/0页码：第7页共7页项目档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人上海万科房地产有限公司ShanghaiVankeRealEstateCo.,LTD.项目档案管理作业指引编号：SHVK-WI-PR20版号：C/0页码：第7页共7页1目的规范工程系统的信息管理，统一编号、统一分类和归档，实行台帐管理。明确文件处理的流程，保证项目档案的安全、完整、可追溯。2适用范围适

2、用于工程管理中心、各项目部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。3术语和定义3.1项目档案：指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。3.2标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。4职责4.1项目部：负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、归档及移交。4.2总经理办公室：负责接收项目部移交的信息及竣工档案。5工作程序5.1办文5.1.1发文5.1.1.1各经办人拟文打印后，交由项目秘书统一编号，交项目部负责人签字审核。由项目秘书填写【文件发放回收记录表】

3、，由接收人签名确认。5.1.1.2对于传真和邮寄文件须及时电话确认是否收到，保留相应书面凭证，并在【文件发放回收记录表】上进行登记和备案。文件编号规则：SHVK—¨¨¨¨—¨¨—¨¨—¨¨¨d.收文单位a.上海万科b.发文部门或项目分期c.文件类别e.流水号字段解释：a.SHVK——上海万科b.发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。工程管理中心：GC，春申项目部：CS，城市花园新区南块项目部：CN如城南3期——CN3Q，春申4期——CS4Q，浦东蓝山示范区——PDSF，浦东1期——PD1Q，金丰1期——JF1Q

4、。春申三期广场公寓：CS3Q（GC），括号处内容由项目部根据需要加注，要征得其他部门和单位的认同，一般可省略。春申项目通用文件：CSTYc.文件类别——代码参见下述内容：ØZD：制度类、规定类文件及管理办法上海万科房地产有限公司ShanghaiVankeRealEstateCo.,LTD.项目档案管理作业指引编号：SHVK-WI-PR20版号：C/0页码：第7页共7页ØBG：请示及报告类文件ØLX：对内对外的工程联系单、工作联系单或指令文件ØBX：图纸、设计变更及修改文件ØJB：各类工程月报、简报ØJH：各种计划、关于工程计划的文件ØJY：各类会议

5、纪要ØQZ：工程签证单及工程造价变更指令性、承诺性、备忘性文件ØYS：工程预（结）算文件、补充预算文件，每月工程款请款报告ØHT：各类合同、协议、委托书（注）ØQT：其它文件说明：HT——各类合同、协议、委托书暂沿用总办的编号。统一编号中有相互冲突的，协商后由项目负责人批准统一。各部门和项目部在试行中认为有必要增加其它分类或代码，请随时提出。a.收文单位——为主送单位的两位汉语拼音缩写，代码应明确的表达所有与本项目有关的外部单位名称，如有重复应予区别。如通州建总——TZ，南通四建——NT，上海三建——SJ。发公司内部或物业公司的文件，该项编号略去不

6、编。b.文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制。若顺序号超过999，则重新开始编号。对外单位发文时，流水号按主送单位流水编制。对于发公司内部或物业公司的文件则以统一流水号依次编制，不按接收部门不同而流水编号。5.1.1.1文件有效版本标识a.如收到的文件已有版本标识，则照实登记。b.项目秘书负责对发放文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。c.当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写【文件发放回收记录表】，并签名确认。d.编号在首页文件名下一行右侧直接书写。对

7、于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。e.每个文件夹第1页设【文件目录表】，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免出现文件重编号。每月15日检查文件清单目录，防止遗漏。f.文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。5.1.1收文5.1.2.1项目秘书负责对外来文件接收、登记，并在文件第1页右上角处加盖办文章后，第一时间报项目负责人。5.1.2.2项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。附：办文章样式：XXXX项目部办文章项目负责人200年月日办文请办，阅上海万科房地产有限公司Shan

8、ghaiVankeRealEstateCo.,LTD.项目档案管理作业指引编号：SHVK-WI-PR20版号：C/0页码：